Sistem Informasi Monitoring Tugas Mahasiswa

Pendahuluan

Pada era digital seperti sekarang, perguruan tinggi menghadapi tantangan pengelolaan akademik yang semakin kompleks, terutama terkait pemantauan proses tugas akhir atau tugas mahasiswa. Proses konvensional, yang umumnya melibatkan pencatatan manual di kertas, komunikasi tatap muka, dan rekap data secara terpisah, sering menimbulkan hambatan seperti penundaan, informasi yang tercecer, dan kesulitan dalam tracking progres mahasiswa secara real-time. Untuk mengatasi hal ini, dibutuhkan sistem informasi yang mampu mengotomatisasi, menyederhanakan, dan memfasilitasi transparansi dalam monitoring tugas mahasiswa.

Sebuah sistem informasi monitoring tugas mahasiswa dapat membantu berbagai pihak, mahasiswa, dosen pembimbing, bagian akademik, dan staf administratif, untuk mengakses data progres, histori bimbingan, status pengajuan seminar/ujian, serta dokumen pendukung secara terpusat. Dengan demikian, proses pengajuan, bimbingan, revisi, dan evaluasi bisa lebih terstruktur, efisien, dan terkontrol.

Dalam tulisan ini, akan dibahas secara mendalam tentang definisi konsep “Sistem Informasi Monitoring Tugas Mahasiswa”, tinjauan dari literatur (termasuk KBBI dan pendapat para ahli), manfaat dan komponen sistem, desain dan implementasi berdasarkan penelitian terkini, hingga kesimpulan.

Definisi Sistem Informasi Monitoring Tugas Mahasiswa

Definisi Secara Umum

Secara umum, sistem informasi adalah suatu susunan komponen yang terkait, manusia, perangkat keras dan lunak, data, yang dirancang untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mendistribusikan informasi guna mendukung operasi dan pengambilan keputusan dalam organisasi. Dalam konteks pendidikan tinggi, sistem informasi akademik mengelola data mahasiswa, jadwal, nilai, dan administrasi akademik. [Lihat sumber Disini - jurnal.uny.ac.id]

Sedangkan monitoring mengacu pada proses pengumpulan dan analisis informasi secara berkelanjutan berdasarkan indikator tertentu agar aktivitas atau program bisa dipantau dan dievaluasi, sehingga apabila diperlukan, bisa dilakukan tindakan korektif. [Lihat sumber Disini - prosiding.seminars.id]

Dengan demikian, “Sistem Informasi Monitoring Tugas Mahasiswa” dapat didefinisikan sebagai sistem informasi terkomputerisasi yang secara khusus dirancang untuk memonitor dan mengelola proses tugas akhir atau tugas mahasiswa, mulai dari pengajuan, progres bimbingan, dokumentasi, hingga status akhir, secara efisien, transparan, dan dapat diakses oleh berbagai pemangku kepentingan.

Definisi dalam KBBI

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), “sistem” diartikan sebagai “susunan bagian-bagian yang saling berkaitan, bekerja sama sebagai satu kesatuan“. Sedangkan “informasi” bisa diartikan sebagai “keterangan atau kabar yang memberi pengertian”. “Monitoring” tidak memiliki entri tersendiri di KBBI modern, sehingga istilah ini biasanya dipahami sebagai pemantauan atau pengawasan progres.

Sehingga, bila dirangkai secara KBBI, “Sistem Informasi Monitoring Tugas Mahasiswa” berarti “susunan bagian-bagian yang saling berkaitan yang bekerja bersama untuk mengolah dan menyediakan keterangan tentang pemantauan tugas mahasiswa”.

Definisi Menurut Para Ahli

Beberapa penelitian dan literatur ilmiah memberikan definisi dan elaborasi terkait sistem informasi dan monitoring wajib akademik:

• Menurut penelitian pada STMIK Catur Sakti Kendari, sistem informasi monitoring skripsi mahasiswa berbasis website memungkinkan penyimpanan riwayat bimbingan, progres pengerjaan, kehadiran seminar/ujian, serta informasi terkait tugas akhir mahasiswa secara detail, akurat, dan terekam dalam pangkalan data. [Lihat sumber Disini - ejournal.catursakti.ac.id]
• Penelitian di Universitas Tanjungpura menjelaskan bahwa sistem informasi dan monitoring tugas akhir mahasiswa diperlukan karena proses manual verifikasi prasyarat dan pengajuan tugas akhir sering menimbulkan penumpukan berkas dan potensi kesalahan, sehingga sistem informasi dapat meringankan beban administrasi dan mempercepat proses verifikasi. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]
• Dalam konteks implementasi modern, penelitian di Universitas Halu Oleo menunjukkan bahwa penggunaan framework web modern dapat mempercepat dan mempermudah pembangunan sistem monitoring bimbingan tugas akhir, serta meningkatkan usability bagi dosen dan mahasiswa dibanding metode manual. [Lihat sumber Disini - anoatik.uho.ac.id]
• Kajian terhadap sistem informasi akademik di perguruan tinggi menunjukkan bahwa sistem informasi akademik seperti ini dapat meningkatkan efisiensi, kualitas layanan, dan kemudahan akses data akademik, sehingga mendukung manajemen akademik secara lebih baik. [Lihat sumber Disini - jurnal.uny.ac.id]

Dari perspektif para ahli tersebut, jelas bahwa sistem informasi monitoring tugas mahasiswa bukan sekadar penyimpanan data, melainkan juga alat strategis untuk manajemen, transparansi, dan efisiensi proses akademik di perguruan tinggi.

Kebutuhan dan Manfaat Sistem Informasi Monitoring Tugas Mahasiswa

Permasalahan dalam Sistem Manual

Sistem manual dalam pengelolaan tugas akhir atau tugas mahasiswa kerap kali menghadapi berbagai kendala, antara lain:

• Penumpukan dokumen (kartu bimbingan, formulir pengajuan, daftar hadir seminar/ujian) yang sulit dikelola, berisiko hilang atau rusak. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]
• Kesulitan dalam tracking progres mahasiswa, dosen pembimbing, staf akademik atau ketua program studi sering tidak memiliki gambaran menyeluruh tentang status seluruh mahasiswa secara real-time. [Lihat sumber Disini - jurnal.polgan.ac.id]
• Komunikasi dan koordinasi yang lambat: mahasiswa dan dosen pembimbing harus bertemu tatap muka untuk bimbingan atau pelaporan progres, yang tidak praktis terutama bila dosen sibuk atau mahasiswa banyak. [Lihat sumber Disini - anoatik.uho.ac.id]
• Tidak adanya sistem pengingat otomatis atau pemberitahuan, sehingga mahasiswa kadang melewati batas waktu revisi, seminar, atau sidang. [Lihat sumber Disini - calamus.id]

Karena itu, implementasi sistem informasi monitoring menjadi solusi untuk mengatasi masalah-masalah tersebut.

Manfaat bagi Pemangku Kepentingan

Berikut manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan sistem informasi monitoring tugas mahasiswa:

• Transparansi dan akuntabilitas, seluruh proses (pengajuan, bimbingan, revisi, seminar/sidang) terekam, sehingga memudahkan audit atau evaluasi kemajuan mahasiswa.
• Efisiensi administrasi, staf akademik tidak perlu merekap dokumen manual, karena data tersimpan terpusat di basis data dan dapat diakses kapan saja.
• Kemudahan akses & komunikasi, mahasiswa dan dosen pembimbing dapat mengakses status progres kapan saja, mengunggah dokumen, melihat histori bimbingan, tanpa harus tatap muka.
• Pengendalian timeline & deadline, sistem bisa menyediakan notifikasi atau pengingat otomatis terkait tenggat (misal revisi, seminar, sidang), agar mahasiswa tetap dalam jalur kelulusan tepat waktu.
• Penyederhanaan workflow dan integrasi data, kemampuan integrasi dengan sistem akademik lain (misalnya sistem informasi akademik, data nilai, jadwal) membuat seluruh data relevan mudah diakses.

Komponen & Fitur Umum Sistem Informasi Monitoring Tugas Mahasiswa

Berdasarkan beberapa penelitian dan implementasi sistem yang sudah dilakukan, sistem informasi monitoring tugas mahasiswa biasanya memiliki komponen dan fitur sebagai berikut:

• Modul pengelolaan data mahasiswa, identitas, NIM, program studi, status registrasi tugas akhir. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]
• Modul pengajuan tugas akhir / proposal / skripsi, mahasiswa mengajukan usulan, melampirkan persyaratan, dan mengirim dokumen pendukung. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]
• Modul bimbingan & progres, mencatat sesi bimbingan, revisi, histori konsultasi antara mahasiswa dan dosen pembimbing. [Lihat sumber Disini - anoatik.uho.ac.id]
• Modul manajemen dokumen, mengunggah dokumen skripsi/proposal, revisi, Berita Acara, kartu bimbingan, transkrip, dsb. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]
• Modul seminar / sidang / ujian akhir, pendaftaran seminar, jadwal, daftar hadir, pengumuman hasil. [Lihat sumber Disini - jurnal.polgan.ac.id]
• Dashboard dan pelaporan, untuk dosen, ketua program studi, admin: melihat status seluruh mahasiswa, progres, statistik, dan histori lengkap. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]
• Notifikasi dan pengingat otomatis (opsional), mengingatkan mahasiswa atau dosen tentang deadline, jadwal seminar/sidang, revisi, dsb. [Lihat sumber Disini - calamus.id]
• Hak akses berdasarkan peran, misalnya mahasiswa, dosen pembimbing, staf akademik, admin/kaprodi, agar keamanan dan privasi data tetap dijaga. [Lihat sumber Disini - ejournal.catursakti.ac.id]

Implementasi Sistem & Studi Kasus

Berikut beberapa penelitian dan implementasi nyata dari sistem informasi monitoring tugas mahasiswa di Indonesia (termasuk skripsi / tugas akhir):

• Pada penelitian di Universitas Tanjungpura, dikembangkan sistem informasi dan monitoring tugas akhir mahasiswa di Program Studi Teknik Sipil, sistem ini mencakup manajemen data usulan tugas akhir, verifikasi prasyarat, laporan bimbingan, manajemen mata kuliah, dan pengelolaan dokumen. Sistem diuji dengan metode black-box dan UAT, dan dinyatakan berhasil. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]
• Di Universitas Halu Oleo, implementasi sistem monitoring bimbingan tugas akhir berbasis web menggunakan framework modern (front-end: ReactJS) menunjukkan hasil usability yang baik: skor SUS (System Usability Scale) untuk dosen “Excellent” dan mahasiswa dalam kategori “Good”. [Lihat sumber Disini - anoatik.uho.ac.id]
• Penelitian di lingkungan Politeknik Ganesha Medan menunjukkan bahwa sistem informasi monitoring tugas akhir dapat menggantikan cara manual yang selama ini digunakan (kartu bimbingan di kertas, rekap manual), sehingga memudahkan bagian akademik, dosen pembimbing, dan mahasiswa dalam proses pendaftaran seminar/ujian serta pelaporan progres. [Lihat sumber Disini - jurnal.polgan.ac.id]
• Studi terbaru, tahun 2025, di jurusan PTIK Universitas Negeri Manado (UNIMA) menunjukkan bahwa sistem berbasis web untuk monitoring skripsi, dokumentasi, dan bimbingan online mampu mengatasi masalah tracking progres, revisi, dan komunikasi antara mahasiswa & dosen, terutama pada fase kritis setelah ujian proposal hingga sebelum ujian hasil. [Lihat sumber Disini - calamus.id]

Implementasi-implementasi tersebut menunjukkan bahwa sistem informasi monitoring tugas mahasiswa tidak hanya teori, tapi terbukti memberi dampak positif terhadap efisiensi, keteraturan, dan kelancaran proses akademik.

Kendala & Tantangan dalam Penerapan

Meskipun memiliki banyak manfaat, penerapan sistem informasi monitoring tugas mahasiswa juga menghadapi beberapa kendala dan tantangan, seperti:

• Resistensi terhadap perubahan: beberapa dosen atau staf akademik mungkin terbiasa dengan cara manual, sehingga adaptasi ke sistem baru bisa lambat.
• Kebutuhan pelatihan dan literasi digital untuk mahasiswa dan dosen, terutama bila sistem menggunakan teknologi web modern.
• Faktor keamanan dan privasi data: data mahasiswa bersifat sensitif, sehingga sistem harus menjamin bahwa hak akses dan proteksi data terjaga.
• Infrastruktur IT, akses internet, server, maintenance, harus memadai agar sistem bisa berjalan dengan lancar.
• Kebutuhan integrasi dengan sistem akademik / administrasi lain, supaya tidak terjadi data silih ganda atau inkonsistensi.

Rekomendasi Desain Sistem

Berdasarkan studi literatur dan hasil implementasi, berikut rekomendasi desain sistem informasi monitoring tugas mahasiswa yang ideal:

• Gunakan arsitektur berbasis web, agar dapat diakses dari mana saja, kapan saja, tanpa perlu instalasi client khusus (misalnya implementasi berbasis web + responsive UI).
• Implementasikan role-based access control (RBAC), untuk membedakan hak akses antara mahasiswa, dosen pembimbing, staf akademik, dan admin.
• Sediakan modul manajemen dokumen, untuk upload skripsi/proposal, revisi, berita acara seminar/sidang, dan histori bimbingan.
• Tambahkan fitur notifikasi / pengingat otomatis, untuk deadline revisi, jadwal seminar/sidang, atau pengumpulan dokumen.
• Sediakan dashboard agregat dan laporan, agar admin / kaprodi bisa memantau progres seluruh mahasiswa, melihat statistik, dan mendeteksi mahasiswa yang stagnan.
• Pastikan usability yang baik, UI/UX intuitif, proses login sederhana, navigasi jelas, agar mahasiswa dan dosen bisa menggunakan tanpa kesulitan.
• Rancang dengan metode pengembangan sistem yang sesuai, misalnya model waterfall atau agile, tergantung kebutuhan. Studi sebelumnya menggunakan waterfall, serta kombinasi observasi, wawancara, dan studi literatur dalam requirement gathering. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]

Kesimpulan

Sistem Informasi Monitoring Tugas Mahasiswa merupakan solusi strategis untuk mengatasi berbagai permasalahan dalam pengelolaan tugas akhir atau tugas mahasiswa di perguruan tinggi. Sistem ini, dengan modul pengelolaan data mahasiswa, pengajuan tugas akhir, bimbingan, dokumen, seminar/sidang, dan pelaporan, mampu memberikan transparansi, efisiensi, dan kemudahan akses bagi semua pemangku kepentingan.

Berdasarkan berbagai penelitian di Indonesia, implementasi sistem semacam ini terbukti mampu menggantikan sistem manual yang rentan kesalahan, meningkatkan efektivitas administrasi, mempercepat proses verifikasi dan bimbingan, serta memudahkan monitoring progres mahasiswa secara real-time.

Namun, keberhasilan penerapan sistem bergantung pada dukungan infrastruktur, kesiapan pengguna, dan desain sistem yang baik, termasuk kemudahan penggunaan, keamanan data, dan integrasi dengan sistem akademik lain. Oleh karena itu, perancangan sistem harus dilakukan dengan seksama, melibatkan analisis kebutuhan, partisipasi stakeholder, dan testing yang memadai.

Dengan demikian, pengembangan dan penerapan Sistem Informasi Monitoring Tugas Mahasiswa sangat layak dan relevan dijadikan prioritas di perguruan tinggi modern, sebagai bagian dari upaya digitalisasi, efisiensi, dan peningkatan kualitas layanan pendidikan.