Sistem Informasi Rekomendasi Ekstrakurikuler

Pendahuluan

Kegiatan ekstrakurikuler merupakan bagian penting dari sistem pendidikan, berfungsi sebagai pelengkap kurikulum formal untuk mengembangkan potensi, bakat, dan karakter siswa di luar jam pelajaran. Namun dalam praktiknya, banyak sekolah menghadapi kendala dalam pengelolaan ekstrakurikuler: informasi tentang pilihan ekskul terbatas, proses pendaftaran manual atau tersentral, serta minimnya sistem untuk membantu siswa memilih kegiatan yang sesuai minat, bakat, dan potensinya. Untuk mengatasi hal ini, diperlukan sebuah sistem informasi, tapi lebih dari sekadar sistem manajemen, sebuah sistem rekomendasi yang membantu siswa mendapatkan ekskul paling cocok berdasarkan preferensi dan karakteristik mereka. Artikel ini mengulas konsep “Sistem Informasi Rekomendasi Ekstrakurikuler”, definisinya, landasan teoritis serta implementasinya, hingga manfaat dan tantangan dalam penerapannya.

Definisi Sistem Informasi Rekomendasi Ekstrakurikuler

Definisi secara umum

Sistem informasi rekomendasi ekstrakurikuler dapat dipahami sebagai sebuah perangkat lunak atau aplikasi, biasanya berbasis web, yang dirancang untuk membantu siswa dalam memilih kegiatan ekstrakurikuler yang paling cocok menurut minat, bakat, potensi, dan kriteria tertentu (waktu, kapasitas, jenis aktivitas, dll). Sistem ini memadukan data siswa (preferensi, minat, evaluasi diri, kemampuan) dengan data ekskul (jenis, jadwal, kapasitas, karakteristik kegiatan) untuk menghasilkan rekomendasi yang relevan sehingga siswa bisa mendapatkan pengalaman ekstrakurikuler yang optimal.

Definisi dalam KBBI

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), “ekstrakurikuler” didefinisikan sebagai program atau kegiatan yang berada di luar kurikulum resmi sekolah, misalnya pelatihan kepemimpinan, latihan olahraga, seni, dan kegiatan non-akademik lainnya. Sementara istilah “sistem informasi” dalam literatur umum merujuk pada sistem yang mengelola, memproses, dan menyediakan informasi/integrasi data untuk mendukung suatu proses atau keputusan. Dengan demikian “sistem informasi ekstrakurikuler” menurut KBBI + definisi informasi berarti sistem manajemen dan penyampaian informasi tentang ekskul; sedangkan “rekomendasi” menambahkan unsur analisis dan pemberian saran keputusan kepada siswa.

Definisi menurut para ahli

Beberapa definisi dari literatur akademik:

• Menurut penelitian oleh Nuryansyah & Hermawan (2021), sistem informasi manajemen ekstrakurikuler ialah “sistem berbasis web yang memungkinkan koordinator untuk mengelola data peserta ekskul, pendaftaran, kehadiran, dan informasi kegiatan secara terpusat.” [Lihat sumber Disini - jurnal.atmaluhur.ac.id]
• Dalam studi di SMK Negeri 3 Lubuklinggau, sistem informasi ekstrakurikuler berbasis web diartikan sebagai “sarana digital untuk memudahkan pengolahan data ekstrakurikuler, memungkinkan wali siswa atau pihak sekolah untuk melacak perkembangan dan laporan kegiatan siswa.” [Lihat sumber Disini - journal.ipm2kpe.or.id]
• Berdasarkan penelitian tentang sistem pendukung keputusan untuk rekomendasi ekskul, sistem rekomendasi didefinisikan sebagai “sistem yang memberikan rekomendasi program ekstrakurikuler yang sesuai dengan minat dan potensi siswa, menggunakan metode multi-kriteria untuk membantu proses pemilihan aktivitas.” [Lihat sumber Disini - ejurnal.seminar-id.com]
• Pada penelitian di MAN 1 Lamongan (2021), sistem rekomendasi ekstrakurikuler menggunakan kombinasi metode Case Based Reasoning (CBR) dan Collaborative Filtering (CF) untuk menentukan ekskul terbaik bagi siswa berdasar minat-bakat; sistem direpresentasikan sebagai “sistem pakar berbasis web untuk menentukan ekstrakurikuler siswa berdasarkan parameter dari pakar dan data siswa.” [Lihat sumber Disini - journal.maranatha.edu]

Dengan merujuk pada definisi-definisi di atas, maka “Sistem Informasi Rekomendasi Ekstrakurikuler” adalah sistem informasi berbasis perangkat lunak/web yang, selain mengelola data ekskul, juga menerapkan mekanisme analisis dan rekomendasi agar siswa bisa memperoleh ekskul paling sesuai dengan profil, minat, dan potensi mereka.

Tujuan dan Manfaat Sistem Informasi Rekomendasi Ekstrakurikuler

Sistem seperti ini dibangun dengan beberapa tujuan dan manfaat utama:

• Memudahkan manajemen ekstrakurikuler di sekolah: mengotomatisasi pendaftaran, pencatatan kehadiran, data peserta, jadwal, dokumentasi prestasi, absensi, informasi kegiatan, sehingga pengelolaan ekskul tidak lagi manual dan rentan kesalahan. [Lihat sumber Disini - jpti.journals.id]
• Memberi kemudahan bagi siswa dan orang tua/wali: siswa bisa melihat daftar ekskul, syarat, jadwal, karakteristik, kemudian mendapatkan rekomendasi ekskul yang cocok; orang tua atau wali bisa memantau partisipasi dan perkembangan anak. [Lihat sumber Disini - journal.uii.ac.id]
• Meningkatkan partisipasi dan kecocokan ekskul, minat dan bakat lebih sesuai: dengan rekomendasi berdasarkan minat dan potensi siswa, diharapkan siswa lebih tertarik, lebih termotivasi, dan cocok dengan ekskul yang dipilih, sehingga efektivitas ekskul meningkat. [Lihat sumber Disini - ejurnal.seminar-id.com]
• Transparansi, akuntabilitas, dan dokumentasi kegiatan: seluruh data, pendaftaran, kehadiran, prestasi, aktivitas, terdokumentasi digital sehingga lebih mudah dilacak, dievaluasi, serta dijadikan bahan pengambilan kebijakan sekolah. [Lihat sumber Disini - jptam.org]
• Mendukung digitalisasi sekolah dan mempermudah adaptasi teknologi: di era sekarang, penggunaan sistem berbasis web sangat membantu dalam modernisasi pengelolaan pendidikan. [Lihat sumber Disini - ipsikom.unipem.ac.id]

Komponen & Mekanisme Umum Sistem

Agar sistem informasi rekomendasi ekstrakurikuler bekerja dengan baik, beberapa komponen dan mekanisme umumnya meliputi:

• Basis data ekskul dan siswa: menyimpan data ekskul (jenis, kapasitas, jadwal, deskripsi) dan data siswa (minat, bakat, preferensi, latar belakang) serta data histori pendaftaran, kehadiran, prestasi.
• Antarmuka (UI) berbasis web: agar mudah diakses oleh siswa, orang tua, guru/pembina, koordinator, seperti sistem pada banyak penelitian yang dibangun menggunakan PHP + MySQL, atau framework web. [Lihat sumber Disini - journal.ipm2kpe.or.id]
• Logika rekomendasi / algoritma penilaian & prioritas: mekanisme yang menilai kesesuaian siswa terhadap ekskul. Bisa menggunakan metode seperti AHP + TOPSIS untuk sistem pendukung keputusan. [Lihat sumber Disini - ejurnal.seminar-id.com] Metode lain: kombinasi CBR + CF seperti pada penelitian di MAN 1 Lamongan. [Lihat sumber Disini - journal.maranatha.edu]
• Fitur pendaftaran dan manajemen ekskul: siswa bisa mendaftar secara online, memilih ekskul, melihat jadwal, status penerimaan; pembina dapat memonitor keikutsertaan, absensi, prestasi. [Lihat sumber Disini - jpti.journals.id]
• Pelaporan dan dokumentasi: data aktivitas, kehadiran, prestasi, perkembangan siswa tersedia sebagai laporan untuk guru, orang tua, atau pihak sekolah. [Lihat sumber Disini - journal.ipm2kpe.or.id]

Tinjauan Studi & Implementasi di Indonesia

Beberapa penelitian dan implementasi di sekolah atau institusi di Indonesia menunjukkan bagaimana sistem informasi atau rekomendasi ekstrakurikuler diterapkan, sekaligus hasil dan tantangannya:

• Di SMAN 16 Gowa, dikembangkan sistem informasi ekstrakurikuler berbasis web menggunakan model SDLC, yang menggantikan pencatatan manual. Sistem ini memungkinkan siswa mendaftar online, menampilkan jadwal, kegiatan, prestasi, dan bahkan fitur chat dengan ketua ekskul. Hasilnya: sistem berhasil memfasilitasi pendaftaran dan pengelolaan ekskul lebih efisien. [Lihat sumber Disini - jpti.journals.id]
• Di SMK Negeri 3 Lubuklinggau sistem ekstrakurikuler berbasis web dibangun menggunakan metode prototyping, dengan database MySQL dan PHP. Sistem ini memudahkan pengolahan data ekskul, penilaian, serta memungkinkan wali siswa atau sekolah melacak kegiatan siswa. [Lihat sumber Disini - journal.ipm2kpe.or.id]
• Di SMP 13 Semarang dikembangkan sistem manajemen ekstrakurikuler berbasis web untuk pendaftaran, absensi, dokumentasi, dan pelaporan, menggantikan sistem manual yang sebelumnya digunakan. Sistem ini dianggap valid secara fungsional setelah pengujian. [Lihat sumber Disini - ojs.stmik-banjarbaru.ac.id]
• Penelitian yang lebih maju: di MAN 1 Lamongan diterapkan sistem pendukung keputusan untuk rekomendasi ekskul, dengan metode kombinasi CBR + CF. Sistem ini bertujuan agar siswa mendapatkan rekomendasi ekskul sesuai minat dan bakat mereka, mengatasi masalah seperti ketidaksesuaian pilihan, kurangnya minat akibat pendaftaran ekskul yang tidak tepat. [Lihat sumber Disini - journal.maranatha.edu]
• Studi dari 2024 tentang rekomendasi ekskul di sekolah kejuruan menunjukkan bahwa sistem berbasis AHP + TOPSIS mampu merekomendasikan program ekskul dengan mempertimbangkan minat, potensi, dan karakteristik siswa, sebagai solusi terhadap kurangnya kesadaran dan informasi yang memadai tentang ekskul. [Lihat sumber Disini - ejurnal.seminar-id.com]

Dari tinjauan ini, terlihat bahwa penerapan sistem informasi dan rekomendasi ekstrakurikuler di Indonesia sudah banyak dilakukan, dengan teknologi web (PHP/MySQL) sebagai basis, dan metode analisis sebagai inti rekomendasi. Hasilnya, secara umum, positif: pengelolaan lebih efisien, transparan, akses siswa lebih mudah, dan siswa cenderung mendapatkan ekskul lebih sesuai dengan diri mereka.

Tantangan dan Hal yang Perlu Diperhatikan

Meskipun banyak manfaat, ada beberapa tantangan dan aspek penting yang perlu diperhatikan dalam merancang dan menerapkan sistem rekomendasi ekstrakurikuler:

• Kualitas data siswa dan ekskul: rekomendasi yang baik bergantung pada data yang akurat, data minat, potensi, preferensi siswa; serta deskripsi ekskul yang jelas. Kurangnya data yang lengkap atau data usang akan mengurangi kualitas rekomendasi.
• Metode rekomendasi & validitasnya: metode seperti AHP, TOPSIS, CBR, CF perlu disesuaikan dengan konteks sekolah; pembuatan kriteria dan bobot tidak boleh asal-asalan, harus melalui kajian atau wawancara dengan pembina/bapak/ibu guru untuk memastikan relevansi.
• Kemudahan akses & adopsi pengguna: siswa, orang tua, guru, dan pembina harus nyaman menggunakan sistem; antarmuka harus sederhana, mudah dipahami, dan tersedia akses bagi semua pengguna (mobile/web).
• Privasi dan keamanan data: data siswa bersifat sensitif, perlu dijaga keamanan dan hak akses dengan baik, terutama bila sistem dapat diakses orang tua atau publik.
• Perubahan kebijakan & adaptabilitas: ekskul dapat berubah, jenis, jadwal, kapasitas, sistem harus fleksibel untuk disesuaikan; serta sekolah harus berkomitmen menggunakan sistem secara konsisten.
• Sosialisasi & literasi pengguna: jika pengguna (siswa/guru) belum terbiasa dengan sistem digital, perlu pelatihan dan pendampingan agar sistem tidak sia-sia.

Rekomendasi Desain Ideal Sistem (Arsitektur & Fitur)

Berdasarkan literatur dan praktik yang ada, berikut rekomendasi desain untuk sebuah sistem informasi rekomendasi ekstrakurikuler ideal:

• Gunakan basis web responsif (mobile + desktop), agar siswa, orang tua, dan guru bisa mengakses dari mana saja.
• Database relasional (misalnya MySQL) untuk menyimpan data siswa, ekskul, pendaftaran, kehadiran, prestasi, preferensi.
• Modul manajemen ekskul: pendaftaran online, status persetujuan, pengelolaan peserta, kapasitasi, jadwal, deskripsi, prasyarat ekskul.
• Modul rekomendasi otomatis, menggunakan metode multi-kriteria (misalnya AHP + TOPSIS) atau metode berbasis rekomendasi (CBR/CF), dengan parameter seperti minat, bakat, waktu luang, kapasitas, jenis ekskul.
• Dashboard untuk siswa: rekomendasi ekskul, pilihan, status pendaftaran. Dashboard untuk guru/pembina: daftar peserta, kehadiran, prestasi, laporan. Dashboard untuk orang tua/wali (opsional): pemantauan keikutsertaan, perkembangan.
• Fitur notifikasi / informasi: jadwal, perubahan kegiatan, pengumuman ekskul, status pendaftaran.
• Sistem keamanan dan hak akses: autentikasi siswa / guru / admin, kontrol akses data sensitif, privasi.
• Pelaporan dan dokumentasi: laporan kehadiran, kegiatan, prestasi siswa, statistik partisipasi ekskul, membantu evaluasi sekolah.

Kesimpulan

Sistem Informasi Rekomendasi Ekstrakurikuler adalah solusi relevan untuk menghadirkan manajemen ekskul yang efisien sekaligus membantu siswa memilih kegiatan non-akademik sesuai minat dan potensi mereka. Dengan data, algoritma rekomendasi, serta antarmuka web yang tepat, sistem ini bisa memberikan manfaat besar bagi siswa, orang tua, guru, dan sekolah, dari kemudahan pendaftaran, pengelolaan, dokumentasi, hingga peningkatan partisipasi dan kecocokan ekskul. Meski ada tantangan seperti kualitas data, metode rekomendasi, aksesibilitas, dan privasi, dengan desain yang matang dan pemeriksaan berkelanjutan sistem ini memiliki potensi untuk memperkuat peranan ekstrakurikuler dalam pembelajaran holistik.

Oleh karena itu, bagi sekolah atau institusi pendidikan yang ingin meningkatkan layanan dan efektifitas ekskul, terutama di era digital, pengembangan sistem seperti ini sangat layak dipertimbangkan, dan bisa menjadi investasi jangka panjang dalam pengembangan potensi siswa.