Manajemen Data: Pengertian, Tujuan, dan Langkah-langkahnya

Pendahuluan

Dalam era digital yang kian berkembang, data telah menjadi salah satu aset paling berharga bagi organisasi di berbagai sektor. Pengelolaan data yang baik bukan sekadar soal menyimpan atau mencatat angka,melainkan bagaimana data tersebut dapat diolah, dikelola, diakses, dan dimanfaatkan secara efektif untuk mendukung pengambilan keputusan, meningkatkan efisiensi operasional, serta menciptakan nilai tambah.

Istilah “manajemen data” muncul sebagai upaya sistematis untuk mengatur seluruh siklus hidup data,mulai pengumpulan hingga pemanfaatannya,agar manfaat data dapat diraih secara optimal. Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai Manajemen Data: Pengertian, Tujuan, dan Langkah-langkahnya.

Pembahasan akan disusun dalam struktur sebagai berikut: definisi secara umum, definisi dalam KBBI, definisi menurut para ahli, kemudian dilanjutkan dengan tujuan dan langkah-langkah manajemen data, dan diakhiri dengan kesimpulan. Semua bagian akan disertai rujukan ke jurnal atau publikasi Indonesia yang dapat diakses secara publik.

Definisi Manajemen Data

Definisi Manajemen Data Secara Umum

Secara umum, manajemen data dapat dipahami sebagai rangkaian aktivitas yang mencakup pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, hingga penggunaan data dalam suatu organisasi. Misalnya, dalam artikel online dijelaskan bahwa manajemen data adalah suatu proses yang melibatkan pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, dan penggunaan data agar organisasi dapat membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan efektif. [Lihat sumber Disini - jurnal.id]
Lebih lanjut, dalam literatur disebutkan bahwa manajemen data dilakukan untuk memastikan data tersedia, akurat, relevan, terkini, dan mudah diakses oleh pihak-yang berwenang agar dapat mendukung pengambilan keputusan yang tepat. [Lihat sumber Disini - journal.arteii.or.id]
Dengan demikian, secara umum manajemen data meliputi pengaturan seluruh aspek terkait data,mulai dari data mentah hingga informasi yang dapat digunakan.

Definisi Manajemen Data dalam KBBI

Untuk definisi resmi dalam Bahasa Indonesia, kita dapat merujuk ke KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Meski KBBI mungkin tidak memberikan istilah “manajemen data” secara spesifik, tetapi dari unsur kata-nya: “manajemen” artinya pengelolaan, pengaturan, sedangkan “data” adalah keterangan atau fakta yang direkam. Dari sana dapat disimpulkan bahwa “manajemen data” berarti pengelolaan atau pengaturan data.
Sayangnya, belum ditemukan entri KBBI online yang secara eksplisit mendefinisikan “manajemen data” sebagai frase utuh.
Namun demikian, definisi populer yang sering dikutip sejalan dengan arti kata-dasarnya: pengelolaan data agar berguna.

Definisi Manajemen Data Menurut Para Ahli

Berikut definisi dari beberapa ahli atau publikasi akademik yang membahas manajemen data:

1. Menurut studi literatur yang dipublikasikan di jurnal Indonesia, manajemen data adalah “kebijakan, prosedur, dan teknologi yang dirancang untuk mengelola data secara efisien dan efektif, mengoptimalkan nilai data, serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan standar yang berlaku.” [Lihat sumber Disini - journal.arteii.or.id]
2. Dalam publikasi terkait pengelolaan arsip elektronik oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, manajemen data menurut kerangka Data Management Body of Knowledge (DAMA-DMBOK) adalah “pengembangan, pelaksanaan dan pengawasan rencana, kebijakan, program dan praktik yang berhubungan dengan data sebagai sumber daya organisasi”. [Lihat sumber Disini - jdih.anri.go.id]
3. Dalam jurnal tahun 2025 berjudul Peran Manajemen Data dan Database dalam Meningkatkan Efisiensi Operasional Perusahaan, disebutkan bahwa manajemen data merupakan proses pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, dan pemanfaatan data secara efektif untuk mendukung pengambilan keputusan serta operasional. [Lihat sumber Disini - journal.arimbi.or.id]
4. Tambahan, dalam publikasi tahun 2025 pula disebutkan bahwa dalam konteks manajemen data yang efektif, diperlukan identifikasi kebutuhan organisasi terkait data dan penerapan tata kelola data (data governance) yang kuat sebagai bagian dari langkah manajemen. [Lihat sumber Disini - journal.unisan.ac.id]

Dari definisi-diatas, dapat disimpulkan bahwa manajemen data menurut para ahli menekankan

(a) bahwa data adalah sumber daya organisasi,

(b) bahwa terdapat kebijakan, prosedur, teknologi yang mengatur data,

(c) bahwa tujuan utamanya adalah membuat data dapat digunakan secara efektif, aman, akurat, dan mendukung keputusan.

Tujuan Manajemen Data

Manajemen data tidak hanya dilakukan sebagai aktivitas administratif semata, melainkan memiliki beberapa tujuan strategis dalam organisasi, antara lain:

1. Mendukung pengambilan keputusan yang tepat dan akurat
   Dengan manajemen data yang baik, organisasi memiliki data yang akurat, terkini, dan relevan untuk mengambil keputusan yang tepat berdasarkan fakta. Sebagaimana disebutkan dalam literatur bahwa tujuan utama dari manajemen data ialah memastikan data tersedia, akurat, relevan, terkini, dan mudah diakses oleh pihak yang berwenang. [Lihat sumber Disini - journal.arteii.or.id]
2. Meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya
   Data yang terkelola dengan baik memungkinkan proses bisnis berjalan lebih lancar: pengumpulan cepat, penyimpanan terstruktur, akses mudah, mengurangi duplikasi dan kesalahan. Sebuah artikel menyebut bahwa manajemen data yang efektif akan meningkatkan efisiensi operasional dengan mengurangi tugas manual dan meningkatkan produktivitas. [Lihat sumber Disini - utdi.ac.id]
3. Meningkatkan kualitas data dan integritas data
   Manajemen data ditujukan untuk menjaga kualitas (accuracy, completeness, consistency), integritas, keamanan, serta ketersediaan data. Misalnya, dalam publikasi disebut bahwa manajemen data harus menjamin bahwa data mutakhir, aman dan tersedia bagi pemakai. [Lihat sumber Disini - id.scribd.com]
4. Memenuhi kepatuhan regulasi, tata kelola dan keamanan data
   Dalam era regulasi perlindungan data, organisasi perlu memastikan bahwa data dikelola secara benar agar sesuai dengan kebijakan, standar, regulasi yang berlaku. Sebagaimana disebut: manajemen data mencakup alat, kebijakan, prosedur yang meningkatkan kegunaan data dalam batas regulasi. [Lihat sumber Disini - id.scribd.com]
5. Mengoptimalkan nilai data sebagai aset strategis
   Data bukan hanya sebagai “hasil catatan” tapi sebagai aset strategis yang dapat digunakan untuk inovasi, analisis, bisnis intelijen, tren pasar. Dalam studi tahun 2024 disebut bahwa manajemen data, data analytics, dan business intelligence saling terkait untuk mencapai pertumbuhan strategis. [Lihat sumber Disini - journal.arteii.or.id]
6. Mempercepat akses dan pemanfaatan data
   Dengan data yang terorganisir, tersedia, dan mudah diakses, organisasi bisa merespons perubahan dan kebutuhan dengan cepat. Seperti yang disebut dalam artikel: manajemen data memungkinkan organisasi memperoleh data tepat waktu untuk pengambilan keputusan. [Lihat sumber Disini - journal.arteii.or.id]

Dengan memahami tujuan-tujuan tersebut, organisasi dapat mendesain kebijakan, struktur dan teknologi manajemen data yang sesuai dengan kebutuhan.

Langkah-Langkah Manajemen Data

Untuk menerapkan manajemen data secara efektif, terdapat beberapa langkah sistematis yang dapat diikuti. Berikut uraian langkah-langkah dengan detail dan contoh pelaksanaannya:

1. Identifikasi dan perencanaan kebutuhan data
   Langkah pertama adalah mengidentifikasi jenis data apa yang diperlukan organisasi, untuk keperluan apa, siapa yang akan menggunakan, asal data dari mana, serta standar kualitas yang diharapkan. Studi tahun 2025 menyebut bahwa langkah pertama dalam manajemen data adalah identifikasi kebutuhan organisasi terkait data. [Lihat sumber Disini - journal.unisan.ac.id]
   Contoh: Sebuah instansi pendidikan mengidentifikasi bahwa mereka memerlukan data siswa, data absensi, data nilai, maka mereka menentukan struktur data, format dan kebijakan pengumpulan awal.
2. Pengumpulan dan akuisisi data
   Setelah kebutuhan diketahui, data dikumpulkan dari berbagai sumber,internal (misalnya sistem informasi organisasi) atau eksternal (misalnya data pelanggan, sensor, media sosial). Pengumpulan data juga harus dilakukan dengan memperhatikan validitas, reliabilitas, keamanan, dan metadata. Sebagaimana dalam literatur pengelolaan data penelitian kesehatan disebut: manajemen data adalah serangkaian kegiatan pengelolaan data hasil penelitian dimulai dari pencatatan, pengumpulan, pengolahan, analisis. [Lihat sumber Disini - elibrary.bsi.ac.id]
3. Penyimpanan dan organisasi data
   Data yang telah dikumpulkan perlu disimpan dalam sistem yang aman, terstruktur, mudah diakses, dan diorganisir agar dapat dipelihara. Ini termasuk penggunaan basis data, data warehouse, penyimpanan terpusat, serta struktur metadata yang jelas. Misalnya, penelitian tentang data warehouse menyebut bahwa pemilihan model (star schema, snowflake) penting guna penyimpanan yang optimal. [Lihat sumber Disini - jurnal.polgan.ac.id]
4. Pemeliharaan, pembersihan (data cleaning) dan pengendalian kualitas data
   Tahap ini sangat penting untuk menjaga bahwa data tetap aktual, tepat, bebas duplikasi, konsisten, dan relevan. Sebuah studi menyatakan bahwa strategi pencegahan duplikasi data (data deduplication, normalisasi, master data management) adalah bagian dari langkah manajemen data yang efektif. [Lihat sumber Disini - journal.unisan.ac.id]
   Contoh: Sistem rutin memeriksa entri yang sama dua kali, memperbarui format, menghapus data usang atau tidak sesuai.
5. Pengolahan, integrasi dan transformasi data
   Data mentah yang tersimpan diubah dan digabungkan agar dapat digunakan untuk analisis. Ini mencakup transformasi, integrasi banyak sumber data, konsolidasi, normalisasi, dan penciptaan data turunan jika diperlukan. Sebuah literatur review menyebut integrasi dan konsolidasi data dari berbagai sumber sebagai aspek manajemen data yang penting. [Lihat sumber Disini - journal.arteii.or.id]
6. Akses, penggunaan dan analisis data
   Setelah data siap, langkah berikut adalah memastikan pengguna yang berwenang dapat mengakses data dengan aman, melakukan analisis, menghasilkan informasi atau insight, dan mendukung keputusan. Ini termasuk visualisasi data, dash­board bisnis intelijen, pelaporan, serta penggunaan alat analisis. Studi tahun 2024 menyebut bahwa manajemen data bersama analytics dan business intelligence adalah kunci. [Lihat sumber Disini - journal.arteii.or.id]
7. Pengamanan, tata kelola data (data governance) dan compliance
   Organisasi harus memastikan bahwa data dilindungi dari akses tidak sah, disimpan dengan aman, dan digunakan sesuai regulasi serta kebijakan yang berlaku. Tata kelola data memastikan bahwa prosedur, tanggung jawab, hak akses, dan audit data dijalankan. Pengelolaan data dan informasi mencakup kebijakan, alat, dan prosedur yang meningkatkan kegunaan data sambil tetap dalam batas hukum. [Lihat sumber Disini - id.scribd.com]
8. Evaluasi, monitoring dan perbaikan berkelanjutan
   Manajemen data bukan aktivitas sekali jalan. Setelah sistem berjalan, organisasi perlu melakukan monitoring kinerja, mengevaluasi masalah (misalnya duplikasi, keterlambatan, kualitas buruk), dan melakukan perbaikan terus-menerus agar manajemen data tetap relevan dan efektif. Contoh dalam penelitian: audit data rutin dan pendidikan karyawan membantu menjaga integritas data. [Lihat sumber Disini - journal.unisan.ac.id]

Dengan mengikuti langkah-langkah ini secara sistematis, organisasi dapat membangun manajemen data yang tangguh dan berkelanjutan.

Kesimpulan

Manajemen data adalah fondasi penting dalam penyelenggaraan organisasi modern yang berbasis informasi. Dari pengertian secara umum, hingga definisi menurut para ahli dan kerangka tata kelola yang jelas, kita dapat memahami bahwa manajemen data meliputi seluruh siklus hidup data: dari identifikasi kebutuhan hingga penggunaan dan evaluasi.

Tujuannya jelas: membantu pengambilan keputusan yang tepat, meningkatkan efisiensi operasional, menjaga kualitas dan keamanan data, serta memaksimalkan nilai dari aset data. Untuk mencapainya, organisasi perlu menjalankan serangkaian langkah yang sistematis: identifikasi kebutuhan, pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan kualitas, pengolahan, akses & analisis, tata kelola & keamanan, serta evaluasi secara terus-menerus.

Dengan demikian, organisasi yang mampu menerapkan manajemen data dengan baik akan memiliki keunggulan kompetitif,karena data bukan lagi beban, melainkan aset strategis yang mendukung pertumbuhan, inovasi, dan keberlanjutan.