Sistem Informasi Portfolio Siswa

Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi telah membuka peluang bagi dunia pendidikan untuk memodernisasi cara dokumentasi dan penilaian hasil belajar siswa. Salah satu inovasi yang semakin relevan adalah penerapan sistem informasi portofolio siswa, sebuah sistem yang memungkinkan penyimpanan, manajemen, dan penilaian portofolio karya siswa secara digital. Sistem ini tidak hanya menyederhanakan proses administrasi, tetapi juga memungkinkan guru dan sekolah untuk memantau perkembangan kompetensi siswa secara terstruktur. Dengan demikian, artikel ini membahas secara mendalam definisi, komponen, manfaat, tantangan, dan implementasi sistem informasi portofolio siswa dalam konteks pendidikan.

Definisi Sistem Informasi Portfolio Siswa

Definisi Secara Umum

Secara umum, portofolio siswa adalah kumpulan karya, tugas, atau artefak lain yang menunjukkan kemampuan, progres, dan pencapaian siswa selama periode tertentu. Portofolio ini dapat mencakup dokumen tertulis, proyek, karya seni, presentasi, serta bukti hasil belajar lainnya. Dengan menyusun portofolio, siswa dapat menunjukkan perkembangan kompetensi dan guru dapat melakukan evaluasi berdasarkan bukti konkret hasil belajar siswa.

Definisi dalam KBBI

Menurut definisi portofolio dalam kerangka umum, portofolio dapat diartikan sebagai “berkas atau kumpulan dokumen/tulisan/karya yang menunjukkan hasil kerja seseorang selama waktu tertentu.” Meskipun istilah “sistem informasi portofolio siswa” tidak secara eksplisit ada dalam KBBI digital daring, konsep portofolio dalam konteks pendidikan dan dokumentasi karya/pencapaian individu sesuai dengan makna dasar portofolio sebagai kumpulan karya atau dokumen.

Definisi Menurut Para Ahli

Beberapa ahli dan penelitian dalam bidang pendidikan dan sistem informasi memberikan definisi portofolio/ e-portfolio yang lebih spesifik:

• Menurut penelitian oleh Pengembangan Sistem Informasi Penilaian Portofolio Siswa (SIPPS) Berbasis Website, sistem informasi portofolio siswa adalah sistem berbasis website yang dirancang untuk menilai kompetensi siswa melalui rekaman portofolio siswa. [Lihat sumber Disini - ejournal.unesa.ac.id]
• Dalam literatur model pembelajaran berbasis portofolio (Portfolio Based Instruction Sebagai Model Pembelajaran), portofolio didefinisikan sebagai kumpulan bahan pilihan (dokumen, karya, tugas, dsb.) yang digunakan untuk memberikan informasi bagi penilaian kinerja siswa secara objektif. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]
• Menurut artikel Students' Perceptions on the Use of E‑Portfolio for Learning, e-portfolio (portofolio elektronik) dalam pendidikan dipahami sebagai media untuk menyimpan dan menampilkan karya atau hasil belajar siswa secara digital, sehingga mendukung monitoring proses belajar dan perkembangan kompetensi siswa. [Lihat sumber Disini - journal.staihubbulwathan.id]
• Studi The Role of E‑Portfolio Assessment in Improving Learning Outcomes menyebut bahwa e-portfolio memungkinkan dokumentasi karya siswa dari berbagai aspek (tugas, proyek, refleksi), memberi ruang bagi siswa untuk menunjukkan perkembangan belajar secara berkelanjutan, serta memungkinkan guru melakukan evaluasi secara komprehensif. [Lihat sumber Disini - japendi.publikasiindonesia.id]

Dari perspektif umum dan akademis, dapat disimpulkan bahwa “sistem informasi portofolio siswa” adalah sistem (biasanya berbasis web) yang memungkinkan penyimpanan, pengelolaan, dan evaluasi portofolio hasil karya/aktivitas siswa secara digital, sehingga mendukung dokumentasi, penilaian, dan refleksi pembelajaran yang lebih efektif.

Komponen dan Fitur Sistem Informasi Portofolio Siswa

Sistem informasi portofolio siswa, terutama yang berbasis web, umumnya mencakup beberapa komponen dan fitur berikut:

• Basis data siswa: Menyimpan data identitas siswa, kelas, jurusan, dan metadata lainnya.
• Modul karya/artefak siswa: Menyimpan karya siswa, bisa dalam bentuk dokumen, gambar, proyek digital, tugas, hasil ulangan, portofolio seni, dsb. Contoh: dalam penelitian SISTEM INFORMASI PORTFOLIO ELEKTRONIK SISWA PADA SMAN 13 BANDA ACEH, artifak siswa disimpan sebagai bagian dari portofolio elektronik. [Lihat sumber Disini - ojs.unimal.ac.id]
• Modul penilaian atau evaluasi: Guru dapat memberi nilai, komentar, atau umpan balik terhadap artefak yang diupload oleh siswa. Sebagai contoh, SIPPS memungkinkan guru memonitor kompetensi siswa secara online melalui portofolio. [Lihat sumber Disini - ejournal.unesa.ac.id]
• Riwayat perkembangan siswa: Sistem dapat melacak progres siswa dari waktu ke waktu, siapa tahu dari semester ke semester atau tahun ke tahun. Ini berguna sebagai dokumentasi jangka panjang.
• Akses fleksibel dan kolaboratif: Dengan berbasis web atau digital, portofolio bisa diakses kapan saja dan dari mana saja, baik oleh siswa, guru, maupun pihak lain sesuai hak akses. Banyak penelitian menunjukkan bahwa e-portfolio memberi kemudahan akses dan manajemen karya siswa. [Lihat sumber Disini - jurnal.ahmar.id]
• Manajemen karya dan kategori: Sistem memungkinkan pengelompokan karya berdasarkan kelas, jenis karya (tugas, proyek, seni, dsb), tahun, atau kategori lain, sehingga memudahkan pencarian dan penyusunan portofolio. Contoh: penelitian Pengembangan Website Creative Art Portofolio Untuk Manajemen Karya Siswa Sekolah Dasar mendesain fitur untuk mengelompokkan karya berdasarkan kelas dan kategori seni. [Lihat sumber Disini - jurnal.stiq-amuntai.ac.id]
• Keamanan dan backup data: Karena menyimpan data penting dan karya siswa, sistem biasanya dibangun menggunakan database yang aman, backup, dan sistem login untuk menjaga privasi dan integritas data. Banyak implementasi berbasis website seperti SIPPS dan e-portfolio mahasiswa/universitas yang menunjukkan aspek keamanan dan aksesibilitas. [Lihat sumber Disini - ejournal.unesa.ac.id]

Manfaat Sistem Informasi Portfolio Siswa

Implementasi sistem informasi portofolio siswa memberikan berbagai manfaat, baik bagi siswa, guru, maupun institusi pendidikan:

1. Monitoring perkembangan kompetensi dan prestasi siswa
   Dengan portofolio digital, guru dan sekolah dapat memantau secara kontinu bagaimana siswa berkembang: dari tugas, proyek, hingga karya kreatif. Ini memudahkan penilaian berbasis bukti (evidence-based assessment).
2. Dokumentasi hasil belajar jangka panjang
   Artefak siswa yang dikumpulkan dalam portofolio berfungsi sebagai dokumentasi jangka panjang atas seluruh hasil karya dan pencapaian siswa. Ini berguna sebagai arsip siswa, baik untuk penilaian, referensi, maupun publikasi/pameran.
3. Meningkatkan refleksi belajar dan metakognisi siswa
   Dalam studi How Do E‑Portfolios Influence Students' Cognitive Performance? ditemukan bahwa penggunaan e-portfolio membantu siswa merefleksikan proses belajar mereka, memahami kekuatan dan kelemahan, serta merencanakan perbaikan untuk pembelajaran berikutnya. [Lihat sumber Disini - ejournal.undiksha.ac.id]
   Selain itu, portofolio memungkinkan siswa memilih dan menyeleksi karya terbaik mereka, yang mendukung rasa tanggung jawab dan kesadaran terhadap proses pembelajaran.
4. Kemudahan akses dan efisiensi administrasi
   Dibanding metode manual (arsip fisik, bundel tugas, dsb.), portofolio digital memudahkan akses, penyimpanan, dan pengelolaan data siswa. Sekolah atau guru tak perlu menyimpan banyak kertas dan berkas fisik, serta lebih mudah dalam pencarian data.
5. Nilai tambah bagi siswa, dokumentasi prestasi dan portofolio untuk masa depan
   Portofolio dapat berfungsi sebagai portofolio akademik atau karier siswa, dokumentasi karya, proyek, tugas, prestasi yang bisa dipresentasikan ke orang tua, sekolah lain, perguruan tinggi, atau calon pemberi beasiswa.
6. Transparansi penilaian dan evaluasi objektif
   Karena penilaian berdasarkan artefak nyata dan dokumentasi digital, guru dapat melakukan evaluasi lebih objektif, transparan, dan adil. Portofolio juga memungkinkan umpan balik lebih konkret. Banyak penelitian menunjukkan bahwa sistem portofolio (terutama e-portfolio) efektif sebagai media penilaian dan pameran online karya siswa/mahasiswa. [Lihat sumber Disini - journal.unpas.ac.id]

Tantangan dan Faktor yang Perlu Diperhatikan

Meskipun banyak manfaat, implementasi sistem informasi portofolio siswa juga menghadapi beberapa tantangan dan hal yang harus dipertimbangkan:

• Keterampilan digital siswa dan guru, Tidak semua siswa atau guru memiliki kemampuan digital memadai; menurut penelitian Indonesian students’ use of e‑portfolios in public speaking …, ada hambatan seperti keterbatasan keterampilan digital, koneksi internet tidak stabil, dan manajemen waktu dalam membuat portofolio. [Lihat sumber Disini - jees.umsida.ac.id]
• Kebijakan privasi dan hak akses, Karena data dan karya siswa disimpan secara digital, perlu pengaturan hak akses, keamanan data, serta persetujuan dari siswa/ortu jika diperlukan. Sistem harus dirancang dengan mekanisme otentikasi dan izin akses yang tepat.
• Beban kerja guru dan manajemen sekolah, Melakukan penilaian dan evaluasi melalui portofolio memerlukan waktu dan konsistensi; guru harus terbiasa memberikan umpan balik digital, mengelola artefak, dan menjaga database.
• Infrastruktur dan konektivitas, Sekolah atau siswa dengan keterbatasan akses internet atau perangkat dapat menghadapi kesulitan. Implementasi portofolio digital memerlukan akses internet dan perangkat memadai.
• Standarisasi dan pedoman penggunaan portofolio, Agar portofolio dapat dinilai secara adil dan konsisten, perlu ada pedoman (rubrik), kriteria seleksi artefak, serta kebijakan jelas dari institusi.

Contoh Implementasi di Indonesia

Beberapa studi dan pengembangan menunjukkan bagaimana sistem informasi portofolio siswa diterapkan di sekolah atau pendidikan:

• SIPPS, sistem portofolio penilaian siswa berbasis website di SMK Negeri 1 Driyorejo, digunakan untuk menilai kompetensi berdasarkan portofolio siswa; hasil penelitian menunjukkan 87% siswa menilai sistem sangat baik. [Lihat sumber Disini - ejournal.unesa.ac.id]
• Pengembangan Website Creative Art Portofolio Untuk Manajemen Karya Siswa Sekolah Dasar (2025): pengembangan website untuk manajemen karya seni siswa SD, dengan fitur unggah karya otomatis, pengelompokan karya berdasarkan kelas dan kategori, serta validasi oleh ahli media dan konten. Hasil menunjukkan sistem sangat valid dan layak digunakan sebagai wadah dokumentasi karya siswa. [Lihat sumber Disini - jurnal.stiq-amuntai.ac.id]
• Studi persepsi siswa terhadap e-portfolio dalam pembelajaran di perguruan tinggi di Indonesia menunjukkan bahwa e-portfolio memberikan kemudahan akses, pengorganisasian karya, serta mendukung proses pembelajaran dan penilaian. [Lihat sumber Disini - journal.staihubbulwathan.id]

Rekomendasi Desain Sistem Informasi Portfolio Siswa

Berdasarkan kajian, berikut beberapa rekomendasi jika institusi ingin mengimplementasikan sistem informasi portofolio siswa:

• Gunakan platform web berbasis database + upload file (dokumen, gambar, proyek), dengan modul user (siswa, guru, admin), modul artefak, modul penilaian, dan modul manajemen akses.
• Sediakan rubrik penilaian portofolio yang jelas agar artefak bisa dinilai secara objektif dan konsisten.
• Libatkan pelatihan bagi guru dan siswa dalam penggunaan sistem, supaya familiar dengan upload, navigasi, penilaian, dan refleksi portofolio.
• Pastikan infrastruktur memadai: server/hosting, koneksi internet, backup data, dan keamanan, supaya data portofolio terjaga.
• Buat panduan portofolio (pedoman artefak, jenis karya, kategori, format file, ukuran, metadata) supaya portofolio rapi dan mudah di-manage.
• Dampingi implementasi dengan evaluasi periodik, misalnya review penggunaan sistem, umpan balik pengguna (guru/siswa), dan perbaikan berkelanjutan.

Kesimpulan

Sistem informasi portofolio siswa adalah inovasi penting dalam dunia pendidikan modern, menggabungkan teknologi informasi dengan proses dokumentasi dan penilaian hasil belajar siswa. Dengan sistem ini, sekolah dapat mendokumentasikan artefak belajar siswa secara terstruktur, memantau perkembangan kompetensi siswa dari waktu ke waktu, dan melakukan penilaian berbasis bukti secara objektif. Meskipun ada tantangan seperti keterbatasan digital, kebutuhan infrastruktur, dan manajemen sistem, berbagai penelitian di Indonesia menunjukkan bahwa implementasi sistem portofolio siswa berbasis web (termasuk e-portfolio) layak dan memberikan manfaat signifikan. Oleh karena itu, institusi pendidikan yang ingin memperkuat dokumentasi, penilaian, dan portofolio siswa sangat direkomendasikan mempertimbangkan penerapan sistem informasi portofolio siswa.