Beban Kerja Tenaga Rekam Medis
Pendahuluan
Beban kerja tenaga rekam medis merupakan isu penting dalam manajemen sumber daya manusia kesehatan. Unit rekam medis bertanggung jawab atas seluruh dokumen dan informasi klinis pasien yang berpengaruh langsung terhadap pelayanan medis secara menyeluruh. Ketika beban kerja petugas tidak seimbang dengan kapasitas dan jumlah tenaga yang tersedia, maka berbagai masalah seperti penundaan layanan, kesalahan pengkodean, serta kualitas data yang buruk dapat terjadi. Penelitian di berbagai fasilitas kesehatan menunjukkan bahwa beban kerja sering menjadi fokus perhitungan kebutuhan tenaga kerja dan perencanaan organisasi, terutama di era transformasi digital rekam medis seperti penerapan Rekam Medis Elektronik (RME) yang memengaruhi alur kerja administratif dan teknis petugas rekam medis. [Lihat sumber Disini - journal.univetbantara.ac.id]
Definisi Beban Kerja Tenaga Rekam Medis
Definisi Beban Kerja Tenaga Rekam Medis Secara Umum
Beban kerja dapat didefinisikan sebagai jumlah tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan oleh seseorang atau unit organisasi dalam jangka waktu tertentu. Dalam konteks tenaga rekam medis, beban kerja mencakup segala kegiatan administratif, pengolahan data, pengarsipan, pengkodean, dan laporan yang terkait dengan rekam medis pasien. Konsep ini penting untuk menilai keseimbangan antara volume kerja dan kemampuan tenaga rekam medis untuk memprosesnya secara efektif. [Lihat sumber Disini - repository.stikes-yrsds.ac.id]
Definisi Beban Kerja dalam KBBI
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), “beban” adalah sesuatu yang berat atau sulit yang harus dilaksanakan, sedangkan “kerja” adalah kegiatan untuk melaksanakan sesuatu. Dengan demikian, beban kerja dapat dipahami sebagai jumlah pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh seorang tenaga kerja dalam batas waktu tertentu dan sesuai standar operasional. [Lihat sumber Disini - itrev.kemenkeu.go.id]
Definisi Beban Kerja Menurut Para Ahli
-
Permendagri No. 12/2008 menyatakan bahwa beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu. [Lihat sumber Disini - repository.stikes-yrsds.ac.id]
-
Hancock & Meshkati (1988) mendefinisikan beban kerja sebagai perbedaan antara kemampuan karyawan dengan kebutuhan pekerjaan, yang berarti intensitas beban kerja akan berbeda tergantung pada kapasitas individu. [Lihat sumber Disini - repositori.ubs-ppni.ac.id]
-
Soleman (2011) menjelaskan bahwa beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul dan diukur dalam volume kerja dikalikan norma waktu. [Lihat sumber Disini - repository.univawalbros.ac.id]
-
Sunarso (2010) mengartikan beban kerja sebagai kumpulan kegiatan yang harus diselesaikan oleh unit organisasi atau pemegang jabatan dalam waktu tertentu. [Lihat sumber Disini - repository.univawalbros.ac.id]
Pengertian dan Indikator Beban Kerja
Beban kerja dalam unit rekam medis mencerminkan jumlah pekerjaan pokok dan penunjang yang harus diselesaikan tenaga rekam medis. Indikator beban kerja antara lain jumlah kegiatan (volume tugas) tahunan, durasi waktu yang dibutuhkan setiap aktivitas, serta norma waktu standar penyelesaian. Metode perhitungan yang umum digunakan adalah Workload Indicators of Staffing Need (WISN) atau Analisis Beban Kerja Kesehatan (ABK-Kes) untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja aktual. [Lihat sumber Disini - e-jurnal.stikesmitraadiguna.ac.id]
Dalam penelitian yang dilakukan di RSUP Dr. Sitanala, Indonesia, penerapan WISN menunjukkan adanya kesenjangan antara beban kerja dan jumlah tenaga rekam medis yang tersedia, sehingga rekomendasi penambahan tenaga menjadi lebih objektif. [Lihat sumber Disini - researchhub.id]
Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja
Berbagai faktor internal dan eksternal dapat memengaruhi beban kerja tenaga rekam medis. Faktor yang paling signifikan meliputi:
1. Volume Data dan Jumlah Pasien
Jumlah kunjungan pasien yang tinggi secara langsung meningkatkan volume berkas dan permintaan pengolahan data rekam medis, yang menjadi komponen utama beban kerja. Dalam penelitian di Puskesmas, jumlah pasien yang tinggi menyebabkan petugas sering bekerja melebihi kapasitas standar. [Lihat sumber Disini - ejournalwiraraja.com]
2. Implementasi Sistem Rekam Medis Elektronik (RME)
Transformasi dari rekam medis manual ke elektronik berdampak pada distribusi tugas. RME dapat mempercepat beberapa proses namun membutuhkan keterampilan teknis dan adaptasi staf yang memengaruhi beban kerja keseluruhan. [Lihat sumber Disini - journal.univetbantara.ac.id]
3. Jumlah dan Kompetensi Tenaga Kerja
Kekurangan petugas rekam medis atau rendahnya kompetensi kualifikasi tenaga kerja akan meningkatkan beban kerja individu karena tugas merangkap atau penyelesaian tugas yang kurang efisien. [Lihat sumber Disini - jurnal.ugm.ac.id]
4. Standar Operasional dan Prosedur (SOP)
Prosedur kerja yang kurang tertata dapat menyebabkan waktu penyelesaian tugas menjadi lebih lama, sehingga meningkatkan beban kerja. Penyesuaian SOP yang efisien dapat menurunkan beban kerja tanpa menambah tenaga kerja. [Lihat sumber Disini - jurnal.stikesalmaarif.ac.id]
Hubungan Beban Kerja dengan Kinerja Petugas
Beban kerja yang tinggi memiliki hubungan yang kuat dengan kinerja petugas rekam medis. Studi menunjukkan bahwa semakin besar beban kerja tanpa dukungan yang memadai, semakin banyak kesalahan administratif dan turunnya kinerja individu. Sebagai contoh, penelitian di beberapa rumah sakit di Pekanbaru menunjukkan beban kerja yang tinggi berhubungan dengan performa petugas yang lebih rendah akibat kelelahan dan waktu penyelesaian tugas yang tidak efektif. [Lihat sumber Disini - journal.yrpipku.com]
Selain itu, penelitian lain menemukan bahwa ketika motivasi dan disiplin kerja dipertimbangkan, hubungan beban kerja dan kinerja dapat dimediasi oleh faktor-faktor seperti motivasi kerja, yang menunjukkan bahwa manajemen beban kerja saja tidak cukup tanpa dukungan psikososial. [Lihat sumber Disini - midwifery.iocspublisher.org]
Dampak Beban Kerja terhadap Kualitas Rekam Medis
Beban kerja yang tidak terkendali dapat berdampak langsung terhadap kualitas rekam medis:
1. Kesalahan Pengkodean dan Pengolahan Data
Kelebihan beban kerja biasanya menyebabkan kesalahan dalam pengkodean atau entri data medis yang dapat mengakibatkan informasi yang tidak akurat. [Lihat sumber Disini - pmc.ncbi.nlm.nih.gov]
2. Kelambatan Penyediaan Berkas
Dalam unit rekam medis, kelambatan distribusi berkas rekam medis ke layanan klinis dapat memperlambat alur perawatan pasien. Hal ini sering disebabkan oleh beban kerja pokok yang melebihi kapasitas staf. [Lihat sumber Disini - ejournalwiraraja.com]
3. Penurunan Kepuasan Pelayanan
Kualitas pelayanan rumah sakit turut dipengaruhi oleh mutu rekam medis. Ketika dokumen tidak lengkap atau terlambat tersedia, pengalaman pasien dan efektivitas layanan menjadi terpengaruh. [Lihat sumber Disini - ojs.udb.ac.id]
Strategi Pengelolaan Beban Kerja
Berikut beberapa strategi yang dapat digunakan untuk mengelola beban kerja tenaga rekam medis secara efektif:
1. Analisis Beban Kerja Berkala
Melakukan analisis beban kerja secara rutin menggunakan metode seperti WISN atau ABK-Kes membantu fasilitas kesehatan menyesuaikan jumlah tenaga dengan beban kerja aktual agar efisien dan efektif. [Lihat sumber Disini - e-jurnal.stikesmitraadiguna.ac.id]
2. Pengembangan Kompetensi dan Pelatihan
Meningkatkan kompetensi petugas rekam medis melalui pelatihan teknis, terutama dalam penggunaan RME, dapat mempercepat proses kerja dan menurunkan beban kerja subjektif. [Lihat sumber Disini - ejournal.urindo.ac.id]
3. Optimalisasi SOP dan Teknologi
Penyusunan SOP yang jelas serta pemanfaatan teknologi informasi seperti RME yang tepat guna dapat mengurangi beban kerja repetitif dan administratif. [Lihat sumber Disini - jurnal.stikesalmaarif.ac.id]
4. Penambahan dan Redistribusi Tenaga Kerja
Ketika analisis menunjukkan kekurangan tenaga, penambahan staf atau redistribusi tugas dapat membantu menyeimbangkan beban kerja secara proporsional. [Lihat sumber Disini - researchhub.id]
Kesimpulan
Beban kerja tenaga rekam medis merupakan aspek penting dalam memastikan operasional unit rekam medis berjalan efektif dan efisien. Definisi beban kerja mencakup jumlah tugas yang harus diselesaikan dalam suatu periode dan dipengaruhi oleh volume data, jumlah pasien, kompetensi tenaga kerja, serta penggunaan teknologi seperti RME. Hubungan beban kerja dengan kinerja petugas sangat nyata, beban kerja yang tinggi tanpa dukungan sumber daya manusia dan sistem yang memadai dapat menurunkan kinerja dan kualitas rekam medis. Pengelolaan beban kerja yang baik melalui analisis berkala, peningkatan kompetensi, implementasi SOP yang tepat, teknologi informasi, dan penyesuaian jumlah tenaga kerja merupakan langkah strategis yang perlu dilakukan oleh fasilitas kesehatan agar mutu pelayanan kesehatan tetap terjaga.