Feasibility Study Pengembangan Sistem

Pendahuluan

Pada era perkembangan teknologi dan kebutuhan sistem informasi yang semakin kompleks, keputusan untuk mengembangkan sebuah sistem baru tidak bisa hanya berdasarkan ide atau kebutuhan semata. Keputusan tersebut harus dilandasi analisis yang sistematis untuk memastikan bahwa investasi waktu, biaya, dan sumber daya tidak sia-sia. Oleh karena itu, sebelum memulai pembangunan sistem, baik untuk perusahaan, organisasi, maupun instansi, sangat penting untuk melakukan feasibility study (studi kelayakan). Studi ini akan membantu dalam mengevaluasi kelayakan teknis, finansial, operasional, hukum, dan jadwal dari proyek sistem, sehingga memperkecil risiko kegagalan dan membantu pengambilan keputusan secara objektif.

Definisi Feasibility Study

Definisi Feasibility Study Secara Umum

Secara umum, “feasibility study” adalah analisis dan evaluasi terhadap suatu proyek atau rencana untuk menentukan apakah gagasan tersebut dapat dilaksanakan secara realistis, dan apakah akan memberikan hasil ataupun manfaat yang sesuai harapan. Sebuah feasibility study berusaha mengungkap secara objektif kekuatan dan kelemahan dari proyek, peluang dan ancaman dari lingkungan, kebutuhan sumber daya, serta prospek keberhasilan dari pelaksanaan proyek tersebut. [Lihat sumber Disini - en.wikipedia.org]

Definisi Feasibility Study menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Menurut definisi baku dalam KBBI, “kelayakan” berarti sesuatu yang pantas, dapat diterima, layak. Digabung dengan “studi”, maka “studi kelayakan” dapat diartikan sebagai kajian untuk menentukan apakah sesuatu dapat diterima, layak, atau pantas dijalankan. Meskipun KBBI tidak selalu memberikan istilah “feasibility study” secara eksplisit dalam konteks sistem/investasi, makna “kelayakan” sebagai aspek untuk menilai pantas-tidaknya suatu rencana tetap relevan.

Definisi Feasibility Study Menurut Para Ahli

Berikut definisi dari beberapa literatur/ahli:

• Menurut dokumen dari institusi pendidikan Sistem Informasi, studi kelayakan adalah tindakan untuk menentukan apakah suatu proyek layak untuk direalisasikan. [Lihat sumber Disini - repository.uinsu.ac.id]

• ScienceSoft (perusahaan konsultan TI) menjelaskan bahwa feasibility study dalam pengembangan perangkat lunak adalah evaluasi mendalam mengenai profitabilitas dan viabilitas dari suatu inisiatif software. [Lihat sumber Disini - scnsoft.com]

• Menurut artikel “What is a Feasibility Study and How To Make One?”, feasibility study adalah evaluasi komprehensif terhadap semua faktor kritis, seperti aspek teknis, keuangan, operasional, hukum, untuk menilai kemungkinan keberhasilan suatu proyek. [Lihat sumber Disini - simplilearn.com]

• Dalam literatur manajemen proyek, studi kelayakan juga dipahami sebagai analisis operasional dan teknis untuk melihat apakah sebuah solusi cocok dengan kapasitas organisasi, serta apakah manfaatnya sebanding dengan investasi yang diperlukan. [Lihat sumber Disini - relevant.software]

Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa feasibility study adalah kajian awal yang sistematis dan objektif untuk menilai kelayakan dan prospek keberhasilan suatu proyek atau sistem sebelum dilaksanakan.

Jenis Kelayakan

Dalam melakukan studi kelayakan terhadap pengembangan sistem, terdapat beberapa jenis analisis kelayakan yang umum digunakan, antara lain: teknis, ekonomi, operasional, hukum, dan jadwal. [Lihat sumber Disini - geeksforgeeks.org]

Teknis (Technical Feasibility)

Analisis ini mengevaluasi apakah proyek sistem dapat dibangun dengan teknologi, perangkat keras dan lunak, serta sumber daya manusia yang ada. Hal ini meliputi kesiapan infrastruktur, kompatibilitas sistem, kemampuan tim pengembang, keamanan, keandalan (reliability), performa, serta kemudahan perawatan & pengembangan selanjutnya. [Lihat sumber Disini - resurgentindia.com]

Ekonomi / Finansial (Economic / Financial Feasibility)

Bagian ini menganalisis biaya dan manfaat dari proyek: berapa biaya yang diperlukan, apakah organisasi mampu membiayainya, dan apakah manfaat (misalnya efisiensi, penghematan, peningkatan produktivitas, ROI) cukup untuk menjustifikasi investasi tersebut. [Lihat sumber Disini - geeksforgeeks.org]

Operasional (Operational Feasibility)

Menilai apakah organisasi atau pihak pengguna dapat mendukung pelaksanaan sistem, apakah pengguna siap, apakah sistem mudah digunakan, apakah prosedur operasional mendukung, serta apakah perubahan dari sistem lama ke sistem baru dapat diterima. [Lihat sumber Disini - scribd.com]

Hukum / Regulasi (Legal Feasibility)

Memastikan bahwa proyek mematuhi seluruh ketentuan hukum, regulasi, lisensi, hak cipta, perlindungan data, dan persyaratan legal lainnya yang relevan dengan implementasi sistem. [Lihat sumber Disini - geeksforgeeks.org]

Jadwal / Waktu (Schedule Feasibility)

Memeriksa apakah proyek dapat diselesaikan dalam batas waktu yang ditentukan, mengingat tenggat, kemampuan tim, beban kerja, serta risiko keterlambatan. [Lihat sumber Disini - scribd.com]

Data yang Dibutuhkan untuk Analisis

Untuk melakukan analisis kelayakan secara komprehensif, beberapa jenis data harus dikumpulkan terlebih dahulu, antara lain:

• Data tentang kebutuhan dan tujuan sistem (apa yang ingin dicapai, fungsi sistem, output, target pengguna)

• Data teknis: infrastruktur TI yang tersedia, spesifikasi hardware & software, kemampuan tim pengembang, serta kompatibilitas dengan sistem yang ada

• Data biaya: estimasi biaya pengembangan, operasional, pemeliharaan, lisensi, pelatihan, serta sumber pendanaan

• Data manfaat (benefit): potensi efisiensi, penghematan waktu, produktivitas, peningkatan layanan, ROI, baik kuantitatif maupun kualitatif

• Data operasional: kondisi organisasi, budaya kerja, kesiapan pengguna, prosedur, pelatihan/staffing, manajemen perubahan

• Data regulasi/hukum: regulasi yang relevan (misalnya perlindungan data, lisensi, kepatuhan hukum), persyaratan legal

• Data jadwal: tenggat waktu, estimasi durasi tiap fase proyek, risiko keterlambatan, dependensi antar tugas

Langkah-Langkah Studi Kelayakan Sistem

Berikut urutan langkah yang umum dilakukan dalam melakukan feasibility study sistem:

1. Pendahuluan / Investigasi Awal, Identifikasi ide atau kebutuhan sistem baru, tujuannya, ruang lingkup, serta tujuan bisnis/organisasi.

2. Pengumpulan Data, Mengumpulkan informasi/data seperti kebutuhan pengguna, lingkungan TI saat ini, anggaran, regulasi, sumber daya manusia, jadwal.

3. Analisis Kelayakan, Melakukan analisis pada setiap aspek: teknis, ekonomi/finansial, operasional, hukum, dan jadwal. Membandingkan alternatif (jika ada lebih dari satu pilihan solusi).

4. Evaluasi Alternatif Solusi, Jika ada beberapa opsi (misalnya sistem built-in vs. membeli paket software vs. hybrid), analisis masing-masing alternatif berdasarkan kriteria kelayakan.

5. Penyusunan Laporan Feasibility, Merangkum hasil analisis, kelebihan & kekurangan tiap alternatif, rekomendasi solusi terbaik, estimasi biaya/benefit, dan risiko.

6. Pengambilan Keputusan, Berdasarkan laporan, stakeholder memutuskan apakah proyek diteruskan, ditunda, direvisi, atau dibatalkan.

7. Perencanaan Implementasi / Roadmap (jika layak), Jika proyek disetujui: menyusun rencana detail implementasi, termasuk waktu, sumber daya, tim, pelatihan, serta monitoring.

Contoh Hasil Feasibility Study

Sebagai ilustrasi, misalkan sebuah organisasi hendak mengganti sistem manual administrasi dengan sistem informasi terkomputerisasi. Hasil feasibility study bisa berupa:

• Teknis: Teknologi dan infrastruktur tersedia, tim pengembang mampu, sistem kompatibel, ➝ Layak secara teknis

• Ekonomi / Finansial: Biaya pengembangan + lisensi + pelatihan dihitung. Manfaat: efisiensi waktu admin, pengurangan kesalahan manual, peningkatan produktivitas; estimasi pengembalian investasi (ROI) positif dalam 2 tahun, ➝ Layak secara finansial

• Operasional: Pengguna setuju, adanya pelatihan, SOP baru dibuat, manajemen mendukung, ➝ Layak secara operasional

• Hukum: Sistem mematuhi regulasi perlindungan data dan persyaratan lisensi, ➝ Layak secara hukum

• Jadwal: Estimasi pengembangan & implementasi bisa diselesaikan dalam 6 bulan sebelum periode audit perusahaan berikutnya, ➝ Layak sesuai jadwal

Berdasarkan hasil di atas, laporan menyimpulkan bahwa proyek sistem informasi layak untuk dilaksanakan; organisasi dapat melanjutkan ke tahap desain & implementasi.

Peran Feasibility Study dalam Keputusan Proyek

Feasibility study memainkan peran krusial dalam proses manajemen proyek, khususnya sebagai dasar pengambilan keputusan awal. Beberapa peran utamanya:

• Memberikan gambaran objektif dan komprehensif mengenai potensi keberhasilan proyek, serta risiko dan tantangan sejak awal.

• Meminimalkan risiko kegagalan, dengan mengidentifikasi masalah sebelum implementasi, mempersiapkan mitigasi, dan menghindari investasi sia-sia.

• Membantu dalam perencanaan sumber daya (manusia, finansial, teknis) secara realistis.

• Menjadi dasar pertimbangan bagi stakeholder dalam memutuskan untuk melanjutkan, menunda, merevisi, atau membatalkan proyek.

• Memberi justifikasi dan dokumentasi yang jelas ketika meminta persetujuan manajemen atau pendanaan/investor.

• Memperkuat kualitas perencanaan dan perencanaan jangka panjang karena didasarkan analisis mendalam, bukan asumsi.

Kesimpulan

Studi kelayakan (feasibility study) adalah tahap awal yang sangat penting dalam pengembangan sistem informasi atau proyek apapun. Dengan melakukan analisis kelayakan, mencakup aspek teknis, ekonomi, operasional, hukum, dan jadwal, organisasi dapat mengevaluasi secara objektif apakah proyek dapat dijalankan dan layak untuk diinvestasikan. Tanpa feasibility study, risiko kegagalan, pemborosan sumber daya, dan hasil yang mengecewakan akan jauh lebih besar. Oleh karena itu, feasibility study tidak sekadar “opsional”, melainkan merupakan fondasi agar proyek bisa berjalan dengan sukses, efisien, dan menghasilkan manfaat maksimal.