Analisis Kelayakan Sistem Informasi

Pendahuluan

Dalam era digitalisasi dan transformasi teknologi informasi di banyak organisasi, baik pemerintahan, pendidikan, korporasi, pengembangan sistem informasi berperan besar dalam meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi proses bisnis. Namun, sebelum implementasi sistem dilakukan, penting bagi organisasi untuk memastikan bahwa sistem informasi yang direncanakan benar-benar layak secara menyeluruh dari berbagai aspek. Proses ini dikenal sebagai analisis kelayakan sistem informasi.

Analisis kelayakan membantu pemangku keputusan menentukan apakah proyek sistem informasi dapat dilaksanakan dengan sukses, memenuhi kebutuhan pengguna, memiliki cost-benefit yang wajar, mematuhi regulasi, serta dapat diselesaikan dalam waktu dan sumber daya yang tersedia. Tanpa analisis kelayakan, risiko kegagalan proyek bisa tinggi, potensi pemborosan sumber daya, ketidakcocokan sistem dengan kebutuhan, atau bahkan pelanggaran hukum.

Oleh sebab itu, artikel ini akan membahas secara mendalam konsep, jenis, langkah, aspek pendukung, penilaian risiko, hingga peran analisis kelayakan dalam pengambilan keputusan. Pembahasan ini diharapkan dapat menjadi referensi bagi praktisi TI, pengembang sistem, atau pihak institusi yang hendak memulai proyek sistem informasi.

Definisi Analisis Kelayakan Sistem Informasi

Definisi Secara Umum

Analisis kelayakan, dalam konteks proyek atau sistem, sering disebut sebagai “feasibility study”. Studi kelayakan adalah evaluasi menyeluruh terhadap sebuah proyek untuk menentukan apakah proyek tersebut layak secara teknis, finansial, operasional, hukum, dan aspek-aspek lain sebelum diputuskan untuk dilaksanakan atau dihentikan. [Lihat sumber Disini - id.wikipedia.org]

Tujuan dari studi kelayakan adalah untuk mengungkap kelebihan dan kelemahan (strengths and weaknesses), peluang dan ancaman lingkungan (opportunities and threats), kebutuhan sumber daya, serta prospek keberhasilan proyek jika dijalankan. [Lihat sumber Disini - en.wikipedia.org]

Dengan kata lain, analisis kelayakan berfungsi sebagai “filter” awal, untuk memastikan bahwa sebuah rencana sistem benar-benar feasible, layak dan membawa manfaat sebelum organisasi menginvestasikan waktu, tenaga, dan biaya ke tahap implementasi.

Definisi dalam KBBI

Menurut pedoman definisi proyek/kelayakan (misalnya dari sumber terkait istilah “feasibility study” di lingkungan pemerintahan/proyek), studi kelayakan didefinisikan sebagai analisis dan evaluasi dari proyek yang direncanakan untuk menentukan apakah proyek tersebut layak secara teknis dan layak dari sisi perkiraan biaya dan potensi keuntungan, terutama ketika jumlah modal yang dipertaruhkan besar. [Lihat sumber Disini - bpiw.pu.go.id]

Definisi Menurut Para Ahli

Berikut beberapa definisi dari para ahli/penelitian akademik terkait analisis kelayakan sistem informasi:

• Menurut penelitan di Universitas Kristen Satya Wacana, analisis kelayakan sistem informasi akademik menggunakan kerangka kerja PIECES dan TELOS, menunjukkan bahwa kelayakan sistem mencakup aspek-aspek seperti teknis, ekonomis, operasional, dan aspek lainnya. [Lihat sumber Disini - journal.maranatha.edu]

• Dalam penelitian pada pengembangan sistem informasi perpustakaan berbasis web, analisis kelayakan diukur baik dari aspek teknis, ekonomi, organisasi, dan menghasilkan tingkat kelayakan tertentu sebelum sistem diimplementasikan. [Lihat sumber Disini - journal.sinov.id]

• Menurut literatur umum, feasibility study membantu investor atau organisasi “mengetahui seberapa layak suatu rencana proyek” dengan mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan risiko yang ada, seluruh aspek penting dari proyek diulas sebelum keputusan dilakukan. [Lihat sumber Disini - info.populix.co]

Dengan demikian, analisis kelayakan sistem informasi dapat dipahami sebagai proses evaluasi sistematis terhadap rencana pengembangan sistem informasi, dengan mempertimbangkan aspek teknis, finansial, operasional, hukum dan lainnya, untuk menentukan apakah sistem tersebut pantas dan realistis untuk dikembangkan serta diimplementasikan.

Jenis Kelayakan: Teknis, Ekonomi, Operasional, Hukum, Jadwal

Dalam praktik analisis kelayakan sistem informasi, terdapat beberapa jenis/judul aspek kelayakan yang umum dinilai. Berikut jenis-jenis tersebut beserta penjelasannya:

• Kelayakan Teknis (Technical Feasibility), mengevaluasi apakah aspek teknologi, infrastruktur, sumber daya manusia, dan kemampuan teknis organisasi mendukung pengembangan sistem. Apakah software/hardware sudah tersedia, apakah tim pengembang atau pemeliharaan mampu menjalankan, dan apakah sistem dapat dikonversi dari konsep ke implementasi secara realistis. [Lihat sumber Disini - info.populix.co]

• Kelayakan Ekonomi (Economic/Financial Feasibility), menilai apakah biaya yang dibutuhkan dan sumber daya finansial dapat dipenuhi; serta apakah manfaat (benefit) dari sistem, baik berupa efisiensi, peningkatan produktivitas, atau penghematan, sebanding dengan biaya investasi. [Lihat sumber Disini - sahabat.pegadaian.co.id]

• Kelayakan Operasional (Operational Feasibility), mengevaluasi sejauh mana sistem dapat diterapkan dalam lingkungan organisasi, apakah pengguna (user) dapat menerima dan menggunakan sistem secara efektif, serta apakah prosedur operasional mendukung penggunaan sistem. [Lihat sumber Disini - sahabat.pegadaian.co.id]

• Kelayakan Hukum / Legal (Legal Feasibility), memeriksa apakah pengembangan dan implementasi sistem sesuai dengan regulasi, peraturan, perundang-undangan, kebijakan internal maupun eksternal yang berlaku. [Lihat sumber Disini - komputasi.fmipa.unila.ac.id]

• Kelayakan Jadwal (Schedule Feasibility / Time Feasibility), menilai apakah waktu yang dibutuhkan untuk merancang, membangun, menguji, dan menerapkan sistem tersedia, serta apakah jadwal proyek realistis terhadap deadline dan batas waktu yang ditetapkan. [Lihat sumber Disini - simpelmas.trunojoyo.ac.id]

Beberapa studi menggunakan kerangka seperti TELOS, akronim dari Technical, Economic, Legal, Operational, Schedule, sehingga aspek-aspek di atas dijadikan parameter utama dalam evaluasi kelayakan sistem informasi. [Lihat sumber Disini - komputasi.fmipa.unila.ac.id]

Langkah-Langkah Analisis Kelayakan Sistem Informasi

Berikut adalah langkah-langkah umum yang biasa ditempuh dalam melakukan analisis kelayakan sistem informasi:

1. Perencanaan & Ruang Lingkup Proyek, mendefinisikan ruang lingkup sistem yang akan dikembangkan: fitur, tujuan, output, pengguna, dan kebutuhan awal sistem. Ini penting agar evaluasi kelayakan fokus sesuai target.

2. Pengumpulan Data & Informasi Awal, mengumpulkan data terkait kebutuhan pengguna (user requirements), kondisi eksisting (infrastruktur, SDM, proses bisnis), perkiraan biaya, regulasi/policy, jadwal proyek, dan aspek operasional organisasi. Banyak studi menggunakan metode observasi, wawancara, kuesioner untuk data ini. [Lihat sumber Disini - komputasi.fmipa.unila.ac.id]

3. Analisis terhadap Aspek Kelayakan, mengevaluasi setiap aspek (teknis, ekonomi, operasional, hukum, jadwal) dengan metode atau framework yang relevan (misalnya TELOS, PIECES, atau kombinasi). Menilai apakah setiap aspek memenuhi syarat kelayakan atau perlu revisi. [Lihat sumber Disini - journal.maranatha.edu]

4. Identifikasi Risiko dan Hambatan, mengidentifikasi potensi risiko, misalnya kekurangan dana (pada aspek ekonomi), ketidaktersediaan teknologi, resistensi pengguna, masalah regulasi, atau keterlambatan jadwal. Penting agar hasil analisis bukan hanya “layak/tidak” tapi juga “apa risiko jika diteruskan”.

5. Kesimpulan & Rekomendasi, berdasarkan hasil evaluasi tiap aspek dan identifikasi risiko, disimpulkan apakah proyek sistem informasi layak untuk dilanjutkan, perlu revisi/mitigasi risiko, atau bahkan sebaiknya dihentikan. Rekomendasi juga meliputi strategi mitigasi bila ada aspek tidak layak.

6. Dokumentasi Studi Kelayakan, membuat laporan resmi yang merangkum semua analisis, data, asumsi, hasil, rekomendasi; agar bisa dijadikan dasar pengambilan keputusan dan referensi bagi pemangku kepentingan.

Langkah-langkah ini menjamin proses analisis kelayakan bersifat sistematis, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pengumpulan Data Pendukung Studi Kelayakan

Pengumpulan data memegang peran krusial dalam studi kelayakan. Tanpa data valid dan relevan, hasil analisis bisa bias atau menyesatkan. Berikut beberapa metode dan jenis data yang umumnya dikumpulkan:

• Observasi, melihat kondisi eksisting: infrastruktur TI, proses bisnis manual, alur kerja, kendala operasional, sumber daya manusia, serta aspek lingkungan organisasi. Banyak penelitian sistem informasi menggunakan observasi sebagai titik awal. [Lihat sumber Disini - komputasi.fmipa.unila.ac.id]

• Wawancara, berbicara dengan stakeholder: manajer, pengguna akhir, tim IT, pemangku regulasi, untuk memahami kebutuhan, harapan, serta kekhawatiran terhadap sistem baru.

• Kuesioner / Survei, mendistribusikan angket kepada calon pengguna atau pihak terkait untuk mendapatkan data kuantitatif dan kualitatif mengenai kebutuhan sistem, kesiapan operasional, toleransi biaya, dan pandangan terhadap implementasi. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]

• Studi Dokumen & Regulasi, memeriksa dokumen kebijakan, regulasi hukum, standar operasional organisasi, serta aspek legalitas yang relevan untuk memastikan bahwa sistem tidak melanggar aturan.

• Analisis Finansial & Anggaran, menghitung estimasi biaya: pengadaan hardware/software, pengembangan, pelatihan pengguna, pemeliharaan, serta estimasi manfaat, baik berupa penghematan biaya, peningkatan efisiensi, atau produktivitas.

Dengan data yang lengkap dan mendetail, proses analisis kelayakan bisa dilakukan secara objektif, serta memungkinkan identifikasi risiko dan mitigasinya sebelum implementasi.

Penilaian Risiko Proyek

Analisis kelayakan bukan hanya soal “layak” atau “tidak layak”, tapi juga soal “apa risiko jika diteruskan” dan “bagaimana mitigasinya”. Berikut beberapa jenis risiko yang umum muncul dalam proyek sistem informasi, serta cara umum menilainya:

• Risiko Finansial, misalnya biaya lebih tinggi dari estimasi, pendanaan tidak mencukupi, return on investment (ROI) kecil; bisa menyebabkan proyek dihentikan atau sistem tidak maksimal. Oleh karena itu aspek ekonomi harus dievaluasi dengan saksama.

• Risiko Teknologi / Teknis, seperti ketidakcocokan hardware/software, kurangnya keterampilan tim, ketergantungan pada teknologi vendor, atau perubahan teknologi di masa depan. Evaluasi teknis (technical feasibility) harus mengecek kesiapan infrastruktur dan SDM.

• Risiko Operasional & Pemakaian, sistem mungkin sulit diterapkan jika pengguna enggan adaptasi, kurang pelatihan, atau alur bisnis di organisasi tidak kompatibel dengan sistem baru. Oleh sebab itu aspek operasional penting.

• Risiko Hukum dan Regulasi, jika sistem melanggar peraturan, misalnya data privacy, regulasi pemerintah, standar keamanan, maka proyek bisa tertunda, dilarang, atau membawa konsekuensi hukum.

• Risiko Jadwal / Waktu, pengerjaan bisa molor; jika jadwal implementasi terlalu agresif tanpa buffer waktu, berisiko proyek gagal, biaya membengkak, atau kualitas sistem jelek.

• Risiko Lingkungan & Organisasi, termasuk resistensi pengguna, perubahan kebutuhan selama proyek berjalan, batasan organisasi, atau perubahan eksternal (misalnya regulasi atau kondisi pasar), yang bisa mempengaruhi kelangsungan penggunaan sistem.

Identifikasi dan dokumentasi risiko sejak awal, serta menyusun strategi mitigasi (misalnya alokasi buffer dana, pelatihan SDM, perencanaan ulang jadwal, compliance hukum) adalah bagian penting dari analisis kelayakan sistem informasi.

Contoh Hasil Studi Kelayakan

Untuk memberi gambaran konkret, berikut beberapa hasil studi kelayakan dari penelitian terbaru di Indonesia terkait sistem informasi:

• Pada penelitian pengembangan sistem informasi perpustakaan berbasis web, keseluruhan hasil studi menunjukkan kelayakan dengan nilai rata-rata kelayakan keseluruhan 89, 64, dengan aspek teknis 75, 59, aspek ekonomi menghasilkan ROI baik (nilai kelayakan 100), dan aspek organisasi 93, 33. Kesimpulannya: sistem layak untuk dikembangkan. [Lihat sumber Disini - journal.sinov.id]

• Dalam kasus pengembangan sistem informasi manajemen praktikum di sebuah universitas (laboratorium), studi dengan menggunakan kerangka TELOS dan PESTEL menunjukkan sistem dinyatakan layak untuk diimplementasikan dengan nilai rata-rata 7, 382, aspek teknis, hukum, operasional, dan jadwal layak; hanya aspek ekonomi yang dinilai tidak layak karena keterbatasan dana. [Lihat sumber Disini - komputasi.fmipa.unila.ac.id]

• Studi kelayakan sistem informasi akademik pada perguruan tinggi menggunakan metode gabungan PIECES dan TELOS (2021) menunjukkan bahwa analisis kelayakan sangat penting sebelum implementasi SI akademik, dan membantu dalam menilai apakah sistem dapat mendukung layanan akademik secara efektif. [Lihat sumber Disini - journal.maranatha.edu]

Dari contoh-contoh tersebut dapat dilihat bahwa hasil studi kelayakan bisa berbeda-beda: sistem bisa sepenuhnya layak, atau layak dengan catatan (misalnya aspek pendanaan perlu diperhatikan), tergantung hasil evaluasi tiap aspek.

Peran Analisis Kelayakan dalam Pengambilan Keputusan

Analisis kelayakan sistem informasi memiliki peran strategis dalam pengambilan keputusan, antara lain:

• Membantu pihak manajemen dan stakeholder memutuskan apakah proyek sistem informasi sebaiknya dilanjutkan, ditunda, direvisi, atau dibatalkan, berdasarkan data dan analisis obyektif, bukan asumsi semata.

• Menjadi dasar perencanaan anggaran, sumber daya, dan jadwal implementasi secara realistis, sehingga meminimalkan risiko kegagalan proyek.

• Memastikan bahwa sistem yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan operasional, regulasi, dan kapasitas organisasi, sehingga implementasi lebih mudah diterima, dan manfaat sistem dapat optimal.

• Meningkatkan kredibilitas proyek di mata investor, pemberi dana, atau pemangku kepentingan, karena keputusan dilandaskan pada analisis yang sistematis dan terdokumentasi.

• Sebagai alat mitigasi risiko, dengan mengidentifikasi potensi masalah sejak awal dan menyusun strategi mitigasi sebelum implementasi, sehingga kemungkinan gangguan atau kegagalan bisa diminimalkan.

Dengan demikian, analisis kelayakan bukan sekedar formalitas, melainkan fondasi krusial dalam menjamin kesuksesan pengembangan sistem informasi.

Kesimpulan

Analisis kelayakan sistem informasi (feasibility study) adalah proses evaluasi komprehensif terhadap rencana pengembangan sistem, mencakup aspek teknis, ekonomi, operasional, hukum, dan jadwal. Tujuannya untuk memastikan bahwa sistem yang akan dikembangkan benar-benar layak, realistis, dan membawa manfaat sesuai tujuan organisasi.

Dengan mengikuti langkah-langkah terstruktur, mulai dari perencanaan, pengumpulan data, analisis aspek, identifikasi risiko, hingga kesimpulan dan rekomendasi, organisasi dapat membuat keputusan berdasarkan data dan analisis obyektif, bukan asumsi atau harapan semata.

Contoh hasil penelitian di Indonesia menunjukkan bahwa analisis kelayakan dapat menghasilkan keputusan bahwa sistem layak untuk diimplementasikan, atau layak dengan syarat/mitigasi tertentu. Oleh karena itu, analisis kelayakan seharusnya menjadi bagian wajib dalam setiap proyek sistem informasi, agar investasi sumber daya tidak sia-sia dan sistem yang dibangun benar-benar sesuai kebutuhan, regulasi, dan kapasitas organisasi.