Modeling Sistem dengan BPMN
Pendahuluan
Dalam dunia manajemen dan analisis proses bisnis, pemodelan proses merupakan hal penting untuk mendokumentasikan, memvisualisasikan, dan mengoptimalkan alur kerja sebuah organisasi. Salah satu metode pemodelan paling populer saat ini adalah Business Process Model and Notation (BPMN). Dengan menggunakan BPMN, organisasi dapat menggambarkan proses bisnis secara grafis sehingga memudahkan komunikasi antara pemangku kepentingan teknis maupun non-teknis, serta membantu dalam identifikasi perbaikan agar proses menjadi lebih efisien dan efektif. Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang BPMN, definisi, simbol, jenis diagram, cara membuat model, contoh penerapan dalam pendidikan, serta perbandingan dengan diagram aktivitas dari UML Activity Diagram.
Definisi BPMN
Definisi BPMN Secara Umum
BPMN adalah standar notasi grafis global untuk memodelkan proses bisnis. Standar ini memungkinkan visualisasi alur proses, urutan aktivitas, aliran informasi, keputusan, dan interaksi antara pelaku (aktor) dalam organisasi. Dengan BPMN, spesifikasi proses bisnis secara tekstual yang sering ambigu bisa diganti dengan representasi grafis yang jelas dan mudah dipahami. [Lihat sumber Disini - ibm.com]
BPMN berfungsi sebagai jembatan antara pelaku bisnis, analis, dan pengembang sistem; sehingga masing-masing pihak bisa memahami proses bisnis tanpa memerlukan interpretasi berbeda. [Lihat sumber Disini - jurnal.unai.edu]
Definisi BPMN dalam KBBI
Karena BPMN adalah singkatan dari Bahasa Inggris, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) sendiri mungkin tidak ada entri “BPMN”. Namun untuk kebutuhan penulisan dalam konteks Indonesia, BPMN dapat diartikan sebagai “Notasi dan Pemodelan Proses Bisnis”, yaitu metode standarisasi grafis untuk merepresentasikan proses bisnis secara visual, meliputi urutan aktivitas, aliran pekerjaan, dan pelaku proses.
Definisi BPMN Menurut Para Ahli
Berikut beberapa definisi BPMN menurut literatur dan peneliti:
-
Menurut sumber resmi, BPMN adalah “standar global untuk pemodelan proses bisnis” yang memungkinkan organisasi memvisualisasikan proses bisnis agar memudahkan pemangku kepentingan memahami dan merampingkan alur kerja. [Lihat sumber Disini - ibm.com]
-
Dalam konteks akademik/praktis, penelitian menunjukkan bahwa BPMN merupakan metodologi pemodelan yang memungkinkan pemetaan proses bisnis secara sistematis untuk kemudian dianalisis dan dioptimalkan. [Lihat sumber Disini - jurnal.itscience.org]
-
Menurut tinjauan komparatif terhadap berbagai metode pemodelan proses, BPMN dianggap unggul dalam aspek “expressiveness, formalism, usability, readability, fleksibilitas, dan dukungan tool”, dibanding sebagian metode lain dalam bisnis/pemodelan proses. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]
-
Dalam studi penggunaan BPMN untuk perbaikan operasional dalam organisasi, BPMN diartikan sebagai notasi yang memfasilitasi identifikasi inefisiensi, dokumentasi proses, serta pembuatan standar operasional prosedur yang memudahkan evaluasi dan perbaikan. [Lihat sumber Disini - journal-laaroiba.com]
Dengan demikian, BPMN bukan sekadar representasi visual, tetapi juga alat analitis dan komunikatif untuk mendesain, mengelola, dan meningkatkan proses bisnis.
Simbol dan Notasi BPMN
BPMN memakai berbagai jenis simbol grafis untuk merepresentasikan elemen-elemen dalam proses bisnis. Beberapa kategori simbol umum meliputi:
-
Aktivitas / Task: merepresentasikan sebuah langkah atau pekerjaan dalam proses, misalnya “input data”, “verifikasi dokumen”, “setujui permohonan”.
-
Aliran / Flow: menunjukkan urutan atau jatuhnya proses dari satu aktivitas ke aktivitas berikutnya, bisa berupa aliran normal (sequence flow), aliran pesan (message flow) ketika antar pelaku, atau aliran asosiasi (association) untuk menghubungkan data atau artefak.
-
Event: simbol yang menunjukkan kejadian/pemicu, misalnya start event (awal proses), end event (akhir proses), dan intermediate event (peristiwa di tengah proses seperti penundaan, sinyal, atau pesan).
-
Gateway (Pemisah / Pengkondisian): untuk decision point, misalnya kondisi jika “ya/tidak”, “putusan mana diambil”, parallelisme (konkurensi proses), atau penggabungan proses.
-
Swimlanes (Pool & Lane): untuk memetakan pelaku/pihak (aktor) dalam proses, pool mewakili entitas besar (misalnya departemen, organisasi), lane mewakili sub-bagian atau peran dalam entitas tersebut.
-
Artefak tambahan: seperti data object (untuk menunjukkan dokumen/data yang digunakan), annotation (catatan tambahan), group (mengelompokkan elemen tertentu untuk kejelasan), dan lain-lain.
Simbol-simbol ini memungkinkan representasi proses bisnis secara detail namun tetap relatif mudah dibaca baik oleh pihak non-teknis maupun teknis.
Beberapa referensi praktis menerapkan BPMN dalam analisis proses bisnis organisasi nyata, menunjukkan bahwa notasi ini memudahkan visualisasi proses dan memperjelas alur kerja yang sebelumnya hanya tertulis bebas. [Lihat sumber Disini - jurnal.itscience.org]
Jenis Diagram pada BPMN
Dalam BPMN, diagram utama disebut Diagram BPMN, yaitu representasi grafis dari suatu proses bisnis lengkap dengan aktivitas, event, gateways, dan flow. Namun, tergantung kompleksitas dan tujuan, ada variasi:
-
Diagram proses level tinggi (high-level / overview), menampilkan proses secara umum dari awal hingga akhir, cocok untuk pemangku kepentingan non-teknis.
-
Diagram detil (detail-level), menunjukkan aktivitas, keputusan, aliran data/informasi, actor, dan artefak, berguna bagi analis atau pengembang sistem.
-
Diagram “As-Is” (proses saat ini), mendokumentasikan proses yang berjalan sekarang, untuk dianalisis kelebihan/kekurangannya.
-
Diagram “To-Be” (proses usulan/perbaikan), menunjukkan model proses ideal atau ditingkatkan setelah analisis, untuk dijadikan acuan implementasi.
-
Diagram integrasi dengan sistem informasi, ketika proses bisnis melibatkan sistem IT, diagram dapat dilengkapi dengan elemen aktor sistem, aliran data digital, dan lainnya.
Beberapa penelitian kasus menggunakan BPMN untuk mendokumentasikan proses bisnis “as-is” organisasi, kemudian membuat model “to-be” untuk rekomendasi perbaikan agar efisiensi meningkat. [Lihat sumber Disini - jurnal.itscience.org]
Langkah Membuat Model BPMN
Berikut langkah-langkah umum dalam membuat model BPMN berdasarkan praktik di literatur:
-
Identifikasi Proses Bisnis, tentukan proses mana yang akan dimodelkan: proses utama, pendukung, atau administratif. Hal ini melibatkan pemangku kepentingan untuk memahami ruang lingkup. [Lihat sumber Disini - ojs.unikom.ac.id]
-
Pengumpulan Informasi / Analisis “As-Is”, melalui observasi, wawancara, dokumentasi proses yang berjalan, data alur kerja, kendala yang ada. [Lihat sumber Disini - jurnal.itscience.org]
-
Pemilihan Aktor / Pelaku (Swimlane / Pool-Lane), menentukan siapa saja yang terlibat: departemen, personil, sistem, pihak eksternal. Ini membantu memetakan tanggung jawab.
-
Definisikan Aktivitas, Events, dan Aliran (Flow), buat urutan aktivitas, titik awal (start), titik akhir (end), keputusan (gateways), sinkronisasi, interaksi antar aktor, serta aliran pesan/data jika ada.
-
Gambarkan Diagram BPMN (As-Is), representasikan proses aktual menggunakan notasi BPMN. Banyak tools BPMN mendukung ini (misalnya software pemodelan).
-
Analisis & Identifikasi Masalah / Inefisiensi, setelah diagram tergambar, lakukan analisis untuk menemukan bottleneck, redundansi, alur tidak jelas, duplikasi tugas, atau hambatan lain. Banyak studi menggunakan metode analisis akar masalah seperti “Five Whys” bersama BPMN. [Lihat sumber Disini - j-ptiik.ub.ac.id]
-
Rancang Model “To-Be” (Perbaikan / Optimalisasi), buat versi proses bisnis usulan yang diperbaiki berdasarkan hasil analisis; bisa melibatkan penghilangan aktivitas redundan, penyesuaian alur, otomatisasi, atau restrukturisasi peran. [Lihat sumber Disini - ejournal.upbatam.ac.id]
-
** Validasi & Dokumentasi**, libatkan pemangku kepentingan untuk menyetujui model usulan, dokumentasikan sebagai SOP (standar operasional prosedur) atau acuan operasional. Banyak penelitian menyebut bahwa dengan BPMN, SOP dan dokumentasi proses menjadi lebih sistematis dan konsisten. [Lihat sumber Disini - journal-laaroiba.com]
Metode di atas sudah banyak diterapkan dalam penelitian aktif di Indonesia dan global, memperlihatkan bahwa BPMN bukan sekadar alat gambar, tetapi bagian dari kerangka kerja perbaikan proses dan manajemen organisasi. [Lihat sumber Disini - repositori.telkomuniversity.ac.id]
Contoh BPMN untuk Proses Bisnis Pendidikan
Sebagai ilustrasi, misalkan kita ingin memodelkan proses “Pendaftaran Mahasiswa Baru di Universitas”. Diagram BPMN-nya (versi konseptual) bisa mencakup:
-
Aktor: Panitia Penerimaan, Calon Mahasiswa, Sistem Pendaftaran Online, Departemen Keuangan.
-
Start Event: Calon mahasiswa mengisi formulir pendaftaran online.
-
Aktivitas: Verifikasi data → Validasi dokumen → Pembayaran biaya pendaftaran → Konfirmasi pembayaran → Penerbitan nomor pendaftaran → Penerimaan hasil seleksi → Pengumuman.
-
Gateway: Apakah data valid? Ya → lanjut; Tidak → minta revisi data / dokumen.
-
End Event: Pendaftaran diterima / ditolak.
Model ini bisa digambarkan dalam diagram BPMN dengan swimlane: satu lane untuk “Calon Mahasiswa”, satu lane untuk “Panitia Penerimaan”, satu lane untuk “Sistem Online/Pembayaran”. Setelah digambar, bisa dianalisis untuk menemukan potensi hambatan, misalnya, penundaan verifikasi, ketidakjelasan alur konfirmasi pembayaran, atau bottleneck ketika banyak calon. Berdasarkan analisis itu, bisa dirancang versi “to-be”: misalnya notifikasi otomatis, pengecekan data paralel, automatisasi konfirmasi pembayaran, sehingga proses lebih cepat dan transparan.
Dalam literatur, ada penelitian penerapan BPMN pada sistem akademik/universitas untuk memetakan proses administrasi, penerimaan mahasiswa, atau layanan akademik, menunjukkan BPMN relevan dan efektif untuk sektor pendidikan. [Lihat sumber Disini - journal.trunojoyo.ac.id]
Perbedaan BPMN dengan UML Activity Diagram
Meski keduanya, BPMN dan UML Activity Diagram, bisa digunakan untuk memodelkan alur aktivitas atau proses, mereka berbeda secara tujuan, notasi, dan pengguna sasaran. Berikut perbandingannya:
-
Tujuan dan Fokus: BPMN didesain khusus untuk pemodelan proses bisnis, menyasar stakeholder bisnis maupun teknis, sedangkan UML Activity Diagram dirancang untuk pemodelan sistem / software, lebih cocok untuk pengembang perangkat lunak. [Lihat sumber Disini - miro.com]
-
Pembaca / Target Audiens: BPMN bertujuan agar dapat dipahami oleh pelaku bisnis (non-teknis) sekaligus analis/pengelola proses, sehingga notasinya lebih “ramah bisnis”. [Lihat sumber Disini - researchgate.net] UML Activity Diagram lebih cocok dipahami oleh analis sistem atau developer karena notasinya lebih teknis. [Lihat sumber Disini - jatit.org]
-
Kelengkapan Notasi Bisnis: BPMN mendukung elemen spesifik bisnis seperti event (start, intermediate, end), gateways, swimlanes/pools untuk actor, aliran pesan antar aktor, artefak data, dan lain-lain, membantu merepresentasikan aspek organisasi, manusia, dokumen, sistem. [Lihat sumber Disini - annals-csis.org] UML AD cenderung berfokus pada alur aktivitas dan kontrol alur dalam konteks sistem atau program, tidak selalu cocok menggambarkan struktur organisasi, actor non-teknis, atau aliran pesan/data organisasi. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]
-
Kemudahan Komunikasi & Standarisasi Proses Bisnis: Banyak literatur menyimpulkan bahwa BPMN lebih unggul dalam “friendliness” dan “readability” dibanding UML ketika digunakan untuk bisnis/non-teknis. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]
-
Kemampuan Eksekusi / Implementasi Proses: Karena BPMN dirancang sebagai notasi proses bisnis, model BPMN bisa lebih mudah diintegrasikan ke sistem manajemen proses bisnis, untuk otomatisasi, monitoring, perbaikan proses. Sedangkan UML AD lebih sesuai untuk desain sistem perangkat lunak. [Lihat sumber Disini - ceur-ws.org]
Karena itu, jika tujuan utama Anda adalah memetakan dan memperbaiki proses bisnis (bukan mendesain sistem perangkat lunak), BPMN biasanya pilihan yang lebih tepat daripada UML Activity Diagram.
Kesimpulan
BPMN adalah standar grafis global untuk pemodelan proses bisnis, memungkinkan organisasi menggambarkan proses secara jelas, sistematis, dan mudah dipahami semua pihak. Dengan simbol-simbol yang representatif dan struktur diagram yang fleksibel, BPMN mendukung pembuatan model “as-is” maupun “to-be”, analisis proses, identifikasi masalah, dan perancangan perbaikan atau otomatisasi proses.
Dibandingkan dengan UML Activity Diagram, BPMN unggul ketika digunakan untuk kebutuhan bisnis dan organisasi, terutama jika melibatkan pelaku non-teknis, dokumentasi proses, dan perbaikan operasional.
Untuk implementasi di sektor pendidikan, organisasi pemerintahan, perusahaan retail, manufaktur, BPMN terbukti efektif dalam menyederhanakan alur kerja, meningkatkan efisiensi, dan memperjelas tanggung jawab. Oleh karena itu, bagi siapapun yang ingin memodelkan proses bisnis secara formal, sistematis, dan mudah dipahami, BPMN adalah pilihan yang sangat relevan.