Sistem Informasi Pengiriman Barang

Pendahuluan

Dalam era modern dan globalisasi seperti sekarang, kebutuhan akan layanan pengiriman barang semakin tinggi. Perkembangan e-commerce, distribusi barang lintas kota/provinsi, serta permintaan pelanggan untuk layanan cepat dan transparan menuntut perusahaan jasa pengiriman untuk beradaptasi, salah satunya lewat sistem informasi yang efisien. Tanpa sistem yang baik, proses pengiriman bisa rentan terhadap kesalahan pencatatan, kehilangan data, keterlambatan, dan kurangnya transparansi baik bagi pihak internal perusahaan maupun pelanggan. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem informasi pengiriman barang yang mampu mengelola data dan alur proses pengiriman secara terstruktur, andal, dan mudah diakses.

Dengan demikian, artikel ini mengulas secara mendalam apa itu “Sistem Informasi Pengiriman Barang”, mulai dari definisi secara umum, landasan teori, hingga manfaat dan komponen pentingnya dalam mendukung operasional perusahaan pengiriman.

Definisi Sistem Informasi Pengiriman Barang

Definisi Secara Umum

Secara umum, sistem informasi pengiriman barang dapat dipahami sebagai sebuah sistem informasi yang dirancang khusus untuk mendukung kegiatan jasa pengiriman, mulai dari penerimaan barang, pencatatan data pengirim & penerima, pelacakan stok/gudang, manajemen kurir, hingga pelaporan dan pelacakan status barang sampai tujuan. Sistem ini memungkinkan otomatisasi proses yang sebelumnya manual dan mendukung integrasi data sehingga meminimalkan kesalahan, meningkatkan efisiensi, serta memudahkan kontrol operasional. Banyak penelitian implementasi sistem ini mengacu pada perancangan sistem berbasis web dengan fitur seperti input data barang, tracking status, laporan pengiriman, dan pelacakan kurir. [Lihat sumber Disini - gudangjurnal.com]

Definisi dalam KBBI

Menurut KBBI, “sistem informasi” berarti “sistem yang mengumpulkan (mengadministrasikan) data serta mengolahnya menjadi informasi yang berguna bagi pemakai”. Dengan demikian, jika digabungkan dengan “pengiriman barang”, maka “sistem informasi pengiriman barang” dapat diartikan sebagai sistem yang mengadministrasikan data terkait pengiriman, seperti data pengirim, penerima, paket, ongkos kirim, status pengiriman, dan mengolahnya menjadi informasi yang mudah dipahami dan digunakan oleh perusahaan maupun pelanggan. (Catatan: untuk definisi persis dari KBBI, mohon merujuk ke laman KBBI resmi sesuai edisi terbaru)

Definisi Menurut Para Ahli

Berikut definisi sistem informasi dan aspek logistik menurut beberapa ahli/publikasi terkait:

• Menurut definisi umum sistem informasi, sistem ini merupakan integrasi antara manusia dan mesin yang memproses data menjadi informasi guna mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan organisasi. Dalam konteks logistik, sistem informasi manajemen logistik menggabungkan fungsi sistem informasi dengan manajemen alur barang, persediaan, dan distribusi. [Lihat sumber Disini - ali.web.id]
• Menurut penelitian PT Boma Tirta Prima (2021), sistem informasi pengiriman barang berbasis web dirancang untuk mempermudah manajemen data pengiriman barang, mulai dari pencatatan data pengiriman, pengelolaan data pengguna/kurir, hingga laporan pengiriman, sehingga operasional perusahaan menjadi lebih efisien. [Lihat sumber Disini - jurnal.bsi.ac.id]
• Dalam kajian oleh PT Tempo Banda Aceh (2021) untuk pengiriman barang ekspedisi, sistem informasi ekspedisi dirancang dengan HTML, PHP, AJAX dan database MySQL untuk menyajikan fitur tracking, pelacakan status, serta manajemen distribusi, sehingga proses distribusi menjadi lebih terstruktur dan transparan. [Lihat sumber Disini - journal.stmiki.ac.id]
• Dalam studi pada era e-logistic, digitalisasi logistik melalui sistem informasi terbukti meningkatkan efisiensi, efektivitas, kecepatan, dan keandalan layanan pengiriman, serta mendukung kinerja layanan logistik modern. [Lihat sumber Disini - jurnal.unpad.ac.id]

Komponen dan Fitur Utama Sistem Informasi Pengiriman Barang

Untuk membangun sistem informasi pengiriman barang yang efektif, biasanya diperlukan beberapa komponen dan fitur berikut:

• Manajemen Data Pengirim dan Penerima, mencakup input data pelanggan, alamat pengirim & penerima, detail paket, jenis layanan, ongkos kirim, dsb. Banyak sistem berbasis web menggunakan database MySQL dan PHP/MySQL untuk menyimpan data ini. [Lihat sumber Disini - jurnal.dharmawangsa.ac.id]
• Manajemen Stok / Gudang (jika menyimpan barang sementara sebelum pengiriman), terutama jika perusahaan pengiriman juga mengelola pergudangan sebelum distribusi. Komponen ini membantu memastikan barang tercatat dan tersedia saat kurir menjemput atau antar. Kelengkapan sistem semacam ini dijelaskan pada penelitian implementasi sistem monitoring logistik. [Lihat sumber Disini - prosiding.seminar-id.com]
• Manajemen Pengiriman & Tracking, fitur input data pengiriman, penjadwalan kurir, perhitungan ongkir, pembuatan label/resi, serta pelacakan status pengiriman secara real-time agar pelanggan dan admin bisa memonitor lokasi atau status paket. [Lihat sumber Disini - sintek.stmikku.ac.id]
• Laporan & Dokumentasi, sistem mampu menghasilkan laporan pengiriman: jumlah pengiriman, history, data kurir, laporan keuangan, laporan logistik, dsb. Hal ini membantu bagian admin, gudang, dan finance dalam administrasi dan audit. [Lihat sumber Disini - jurnal.dharmawangsa.ac.id]
• Antarmuka Web / User Interface, karena banyak implementasi sistem ini berbasis web (web-based), maka penggunaan bahasa pemrograman seperti PHP bersama database, serta teknologi front-end untuk memudahkan pengguna (admin, kurir, pelanggan) dalam mengakses fitur sistem. [Lihat sumber Disini - jurnal.dharmawangsa.ac.id]
• Integrasi Informasi & Transparansi, sistem memungkinkan integrasi data antar bagian (admin, gudang, kurir, pelanggan), sehingga data tidak terfragmentasi dan proses bisa diawasi dengan jelas. Ini meningkatkan akurasi, efisiensi, dan transparansi layanan. [Lihat sumber Disini - ojs3.lppm-uis.org]

Manfaat Penerapan Sistem Informasi Pengiriman Barang

Penerapan sistem informasi pengiriman barang membawa sejumlah manfaat signifikan baik bagi perusahaan maupun pelanggan:

• Efisiensi Operasional, dengan otomatisasi pencatatan, pelacakan, dan pelaporan, perusahaan dapat mengurangi pekerjaan manual, menghemat waktu dan tenaga, serta mengurangi risiko kesalahan data. Hal ini tercermin dari penelitian bahwa sistem informasi logistik meningkatkan efisiensi pengiriman barang. [Lihat sumber Disini - jurnal.umitra.ac.id]
• Transparansi dan Pelacakan Real-Time, pelanggan dapat melacak status pengiriman dengan jelas, sedangkan perusahaan dapat memantau lokasi dan status paket/kiriman dengan lebih mudah. Ini meningkatkan kepercayaan pelanggan dan kualitas layanan. [Lihat sumber Disini - gudangjurnal.com]
• Kemudahan Manajemen Data dan Pelaporan, data pengiriman, kurir, pelanggan, paket, dan laporan keuangan bisa terpusat dalam database, mempermudah admin, gudang, dan bagian finance dalam pengelolaan dan audit. [Lihat sumber Disini - jurnal.bsi.ac.id]
• Peningkatan Kecepatan Layanan, karena proses lebih terstruktur dan otomatis, waktu pelayanan bisa dipangkas; mulai dari penerimaan order, pengepakan, pengiriman, hingga pelaporan menjadi lebih cepat dibanding sistem manual. [Lihat sumber Disini - ojs3.lppm-uis.org]
• Kemudahan Integrasi & Skalabilitas, sistem berbasis web memungkinkan akses dari mana saja, mendukung pertumbuhan usaha, dan memudahkan penambahan fitur baru seperti pelacakan, notifikasi, laporan, dsb sesuai kebutuhan perusahaan. [Lihat sumber Disini - jurnal.dharmawangsa.ac.id]

Tantangan dan Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Implementasi

Meskipun banyak manfaat, penerapan sistem informasi pengiriman barang juga memiliki tantangan dan hal-hal yang harus diperhatikan supaya sistem berjalan efektif:

• Kebutuhan Teknologi & Infrastruktur, perusahaan harus memiliki infrastruktur TI (server/database, koneksi internet, perangkat) serta sumber daya manusia yang paham teknologi agar sistem dapat berjalan dan dipelihara dengan baik.
• Keamanan Data & Privasi, karena data pengiriman dan data pelanggan bersifat sensitif, sistem harus dirancang dengan kontrol akses dan keamanan agar data tidak bocor atau disalahgunakan. Sebuah studi global menunjukkan bahwa sistem informasi logistik perlu memperhatikan aspek privasi dan traceability. [Lihat sumber Disini - arxiv.org]
• Adaptasi Pengguna / Kurir / Admin, implementasi sistem baru berarti perubahan dari alur kerja manual ke digital; perlu pelatihan dan perubahan budaya kerja agar semua pihak bisa adaptasi.
• Pemeliharaan Sistem & Update, sistem informasi tidak bersifat statis; database, antarmuka, fitur harus terus diperbarui sesuai kebutuhan bisnis dan perkembangan teknologi.
• Dependensi Konektivitas & Ketersediaan Data Real-Time, jika infrastruktur buruk atau koneksi internet terputus, fungsi pelacakan real-time atau akses data bisa terganggu, sehingga perlu backup atau sistem redundansi.

Contoh Implementasi Nyata di Indonesia

Beberapa studi dan penerapan sistem informasi pengiriman barang di Indonesia menunjukkan bagaimana sistem ini membantu perusahaan ekspedisi atau logistik:

• Pada PT Niyaz Indah Cemerlang (2025) dibangun sistem informasi pengiriman barang berbasis web dengan fitur login pengguna, input data pengiriman, pengelolaan tarif, pelacakan status barang, dan laporan pengiriman, mengatasi masalah pencatatan manual, keterlambatan informasi, dan transparansi. [Lihat sumber Disini - journal.unilak.ac.id]
• Di PT Boma Tirta Prima (2021) sistem informasi pengiriman barang berbasis web dirancang agar proses manajemen pengiriman, data customer, dan layanan operasional menjadi lebih mudah, sehingga membantu kelancaran bisnis pengiriman barang antar provinsi melalui transportasi udara/laut. [Lihat sumber Disini - jurnal.bsi.ac.id]
• Studi pada PT Tempo Banda Aceh (2021) menghasilkan sistem ekspedisi berbasis web dengan HTML, PHP, AJAX dan MySQL, lengkap dengan fitur distribusi, tracking, dan manajemen status pengiriman, menggantikan sistem pencatatan manual yang rentan kesalahan. [Lihat sumber Disini - journal.stmiki.ac.id]
• Implementasi di konteks UKM di pedesaan (seperti di Kabupaten Wonosobo) menunjukkan bahwa sistem informasi pengiriman barang berbasis web dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengiriman barang, terutama untuk daerah dengan infrastruktur dan sumber daya terbatas. [Lihat sumber Disini - journal.nacreva.com]

Kesimpulan

Sistem informasi pengiriman barang adalah elemen penting dalam industri logistik modern. Dengan memanfaatkan sistem informasi, perusahaan jasa pengiriman dapat mengelola data dengan rapi, melacak pengiriman secara real-time, menghasilkan laporan secara efisien, serta meningkatkan kecepatan dan kualitas layanan.

Implementasi sistem ini membawa manfaat besar: efisiensi operasional, transparansi, kemudahan manajemen data, dan peningkatan kepuasan pelanggan. Namun, tantangan seperti kebutuhan infrastruktur, keamanan data, adaptasi pengguna, dan pemeliharaan sistem harus diperhatikan dengan serius.

Dengan perancangan yang matang dan penerapan teknologi yang tepat, misalnya sistem berbasis web dengan database terpusat dan antarmuka pengguna yang user-friendly, sistem informasi pengiriman barang dapat menjadi tulang punggung operasional perusahaan logistik, mendukung pertumbuhan bisnis, dan memenuhi tuntutan pelanggan di era digital.