Analisis Kebutuhan Sistem: Langkah dan Contoh

Pendahuluan

Analisis kebutuhan sistem adalah tahap awal penting dalam pengembangan sistem informasi maupun perangkat lunak. Tanpa analisis kebutuhan yang matang, sistem yang dibangun bisa gagal memenuhi harapan pengguna, boros waktu dan biaya, bahkan tidak sesuai tujuan. Dengan melakukan analisis kebutuhan secara baik, pengembang bisa merancang sistem yang sesuai harapan pengguna dan pemangku kepentingan, meminimalkan risiko, serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem.

Analisis kebutuhan sistem juga menjadi fondasi bagi seluruh fase berikutnya, mulai dari perancangan, implementasi, pengujian, hingga pemeliharaan, sehingga penting dilakukan secara benar dan komprehensif.

Definisi Analisis Kebutuhan Sistem

Definisi Analisis Kebutuhan Sistem secara Umum

Analisis kebutuhan sistem (system requirements analysis) merujuk pada proses identifikasi, pengumpulan, dan pemahaman persyaratan/perluan yang harus dipenuhi oleh sistem yang akan dibangun atau dikembangkan. Tujuannya agar sistem benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna dan organisasi. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]

Dalam proses ini, kebutuhan diklasifikasikan ke dalam kebutuhan fungsional (apa yang sistem harus lakukan) dan kebutuhan non-fungsional (bagaimana sistem bekerja, aspek kualitas, performa, keamanan, dsb). [Lihat sumber Disini - researchgate.net]

Definisi menurut KBBI

Menurut definisi formal (leksikal), “kebutuhan” berarti sesuatu yang diperlukan, yang dibutuhkan, persyaratan. Jadi, “analisis kebutuhan sistem” bisa diartikan sebagai analisis terhadap persyaratan yang dibutuhkan agar suatu sistem dapat berjalan sebagaimana mestinya.

KBBI tak secara spesifik mendefinisikan frase “analisis kebutuhan sistem”, namun pemahaman umum tentang “kebutuhan” sebagai sesuatu yang diperlukan sudah sesuai dengan pengertian umum analisis kebutuhan sistem: yaitu memahami apa saja yang dibutuhkan oleh sistem.

Definisi menurut Para Ahli

Beberapa definisi dari literatur dan penelitian:

• Menurut dokumen “Analisa Sistem Informasi” dari Politeknik Telkom Bandung, kebutuhan sistem adalah “pernyataan tentang tugas yang harus dilakukan oleh sistem dan karakteristik yang harus dimilikinya”. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]

• Dalam kajian rekayasa perangkat lunak, fase analisis kebutuhan (requirement analysis) merupakan bagian penting dari rekayasa perangkat lunak, karena sebagian besar kegagalan proyek disebabkan masalah pada requirements dan spesifikasinya. [Lihat sumber Disini - e-prosiding.poliban.ac.id]

• Menurut penelitian di perusahaan (studi kasus), kebutuhan sistem informasi didefinisikan sebagai kemampuan, syarat maupun kriteria yang harus ada dan dipenuhi agar sistem dapat mewujudkan apa yang diinginkan pengguna atau organisasi. [Lihat sumber Disini - jurnal.machung.ac.id]

• Dalam konteks pengembangan sistem informasi berbasis web, kebutuhan fungsional meliputi fitur dan proses bisnis inti, sementara kebutuhan non-fungsional mencakup aspek kualitas seperti performa, keamanan, skalabilitas, dan kemudahan pemeliharaan. [Lihat sumber Disini - e-journal.unper.ac.id]

Dengan demikian, analisis kebutuhan sistem dapat diartikan sebagai proses formal untuk menentukan “apa yang dibutuhkan sistem”, baik dalam hal fungsi maupun kualitas, berdasarkan kebutuhan pengguna, organisasi, dan konteks bisnis.

Jenis Kebutuhan: Fungsional dan Non-Fungsional

Dalam analisis kebutuhan sistem, biasanya dibedakan menjadi dua kategori besar: kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]

Kebutuhan Fungsional

• Menjelaskan fungsi atau layanan apa saja yang sistem harus sediakan: misalnya proses entri data, autentikasi user, pengelolaan data, pelaporan, pencarian, penyimpanan, dan lain-lain. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]

• Merinci interaksi pengguna dan sistem, alur kerja, serta fitur-fitur yang harus ada agar sistem dapat memenuhi tujuan operasional atau bisnis. [Lihat sumber Disini - sejurnal.com]

Kebutuhan Non-Fungsional

• Menyatakan atribut sistem seperti performa, keamanan, keandalan, skalabilitas, ketersediaan, kemudahan penggunaan (usability), dan persyaratan teknis seperti perangkat keras/lunak dan infrastruktur. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]

• Berfungsi sebagai “kriteria kualitas” yang menjamin sistem tidak hanya bisa berjalan, tetapi berjalan dengan baik, efisien, dan memenuhi ekspektasi performa serta keamanan. [Lihat sumber Disini - media.neliti.com]

Beberapa penelitian juga memperluas klasifikasi kebutuhan sistem dengan kategori lain, misalnya kebutuhan bisnis, kebutuhan pengguna, kebutuhan data, kebutuhan proses bisnis, dan kebutuhan teknologi, untuk menangkap seluruh aspek penting dalam pembangunan sistem. [Lihat sumber Disini - id.scribd.com]

Teknik Pengumpulan Kebutuhan

Untuk mendapatkan kebutuhan secara akurat, analisis kebutuhan sistem biasanya melibatkan berbagai teknik pengumpulan data dari pemangku kepentingan (stakeholders). Teknik-teknik umum meliputi:

Wawancara (Interview)

Menggali kebutuhan langsung dari pengguna, manajer, atau stakeholder lain melalui pertanyaan, baik terstruktur maupun semi-terstruktur, sehingga memperoleh insight mendalam tentang ekspektasi dan masalah yang dihadapi. [Lihat sumber Disini - ocw.upj.ac.id]

Observasi (Observation)

Melihat langsung proses atau sistem berjalan secara manual atau existing, untuk memahami bagaimana pengguna bekerja, alur proses, kendala, dan kebutuhan yang tidak tertulis. [Lihat sumber Disini - ocw.upj.ac.id]

Kuesioner / Survei (Questionnaire / Survey)

Mengumpulkan data dari banyak pengguna atau stakeholder melalui daftar pertanyaan, efektif untuk memperoleh kebutuhan umum, prioritas, dan preferensi pengguna secara kuantitatif. [Lihat sumber Disini - ocw.upj.ac.id]

Studi Dokumentasi / Analisis Dokumen (Document Analysis)

Menganalisis dokumen existing seperti prosedur bisnis, laporan, form, regulasi, berguna untuk memahami kebutuhan data, proses, dan bisnis sebelum sistem baru dibangun. [Lihat sumber Disini - journalshub.org]

Pendekatan kombinasi dari beberapa teknik biasanya akan menghasilkan kebutuhan yang lebih akurat dan komprehensif, serta meminimalkan risiko misinterpretasi. [Lihat sumber Disini - journalshub.org]

Langkah-Langkah Analisis Kebutuhan

Berikut tahapan umum dalam melakukan analisis kebutuhan sistem, berdasarkan literatur dan praktik rekayasa perangkat lunak:

1. Identifikasi Masalah atau Peluang Bisnis

   Pahami konteks organisasi: apa masalah yang dihadapi, proses bisnis saat ini, dan apakah diperlukan sistem baru untuk memperbaiki proses atau memanfaatkan peluang. [Lihat sumber Disini - id.scribd.com]

2. Analisis Kebutuhan Pengguna & Pemangku Kepentingan

   Melibatkan stakeholder untuk menggali kebutuhan mereka, melalui wawancara, observasi, kuesioner, dan analisis dokumen, untuk memahami apa yang mereka butuhkan dari sistem baru. [Lihat sumber Disini - journalshub.org]

3. Klasifikasi & Spesifikasi Kebutuhan

   Setelah kebutuhan terkumpul, pisahkan menjadi kebutuhan fungsional dan non-fungsional, dan kalau perlu kategori lain (data, proses bisnis, teknologi, dsb). Spesifikasi harus jelas, terukur, dan dapat dievaluasi. [Lihat sumber Disini - researchgate.net]

4. Prioritas & Validasi Kebutuhan

   Tentukan prioritas kebutuhan (mana yang penting, mana yang bisa ditunda), dan validasi dengan stakeholder agar tidak ada miskomunikasi atau ekspektasi yang terlewat. [Lihat sumber Disini - e-prosiding.poliban.ac.id]

5. Dokumentasi Kebutuhan Sistem (Requirement Specification)

   Buat dokumen kebutuhan sistem (misalnya SRS, Software Requirements Specification) yang terstruktur dan jelas, sebagai acuan untuk fase desain dan implementasi. [Lihat sumber Disini - media.neliti.com]

6. Verifikasi & Validasi

   Pastikan kebutuhan yang tertulis benar-benar mencerminkan kebutuhan stakeholder dan realistis untuk diimplementasikan; bisa menggunakan review, walkthrough, atau prototyping. [Lihat sumber Disini - id.scribd.com]

7. Transisi ke Perancangan Sistem

   Berdasarkan dokumen kebutuhan, tim desain/arsitektur sistem mulai merancang sistem, menentukan arsitektur, data model, alur kerja, antarmuka, dsb. [Lihat sumber Disini - media.neliti.com]

Dokumentasi Kebutuhan Sistem

Dokumentasi kebutuhan sistem biasanya dituangkan ke dalam dokumen formal, sering disebut SRS (Software Requirements Specification) atau dokumen analisis kebutuhan, yang memuat:

• Ringkasan konteks dan tujuan sistem

• Daftar kebutuhan fungsional: fitur, alur proses, interaksi pengguna, data input/output, laporan, keamanan akses, dsb

• Daftar kebutuhan non-fungsional: performa, responsibilitas, skalabilitas, keamanan, konfigurasi minimum hardware/software, ketersediaan sistem, kebutuhan operasional, dsb [Lihat sumber Disini - id.scribd.com]

• Batasan atau constraint: keterbatasan sumber daya, teknologi, regulasi, waktu, anggaran, dsb [Lihat sumber Disini - ocw.upj.ac.id]

• Prioritas kebutuhan: mana yang wajib diimplementasikan, mana yang bisa versi minimal dulu (MVP)

• Verifikasi dan validasi: cara memeriksa bahwa sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan (testing, review, uji coba, dsb)

Dokumentasi ini penting agar tim pengembang, stakeholder, dan manajemen memiliki acuan yang sama, menghindari miskomunikasi, dan menjadi dasar untuk desain, implementasi, testing, serta pemeliharaan sistem.

Contoh Hasil Analisis Kebutuhan

Sebagai ilustrasi, berikut contoh ringkas hasil analisis kebutuhan pada sebuah sistem informasi berbasis web:

Misalnya, pada penelitian pembangunan sistem informasi manajemen perusahaan: kebutuhan fungsional yang diidentifikasi meliputi fitur login/logout, pengelolaan data barang & gudang, pengelolaan data karyawan & pelanggan, proses pembelian dan penjualan, serta pencetakan laporan. [Lihat sumber Disini - sejurnal.com]

Sementara kebutuhan non-fungsional mencakup spesifikasi hardware/software minimum, ketersediaan server, keamanan akses, performa sistem, dan keandalan sistem. [Lihat sumber Disini - id.scribd.com]

Contoh lain: dalam sistem informasi untuk peminjaman ruangan dan aset (di lingkungan kampus), kebutuhan fungsional meliputi pendataan pengguna, pencarian aset, peminjaman aset, laporan peminjaman, serta fitur cetak surat peminjaman. Kebutuhan non-fungsional antara lain spesifikasi perangkat keras, perangkat lunak, dan kebutuhan operator sistem. [Lihat sumber Disini - id.scribd.com]

Contoh dari sistem seleksi perangkat desa: kebutuhan dikumpulkan via wawancara, observasi proses manual dan studi dokumen regulasi; hasil analisis melahirkan modul pendaftaran, seleksi administrasi, ujian tertulis, dan pengumuman, menggantikan proses manual menjadi lebih transparan, akuntabel, dan efisien. [Lihat sumber Disini - journalshub.org]

Pentingnya Analisis Kebutuhan Sistem

• Mencegah kegagalan proyek: banyak kegagalan pada pengembangan perangkat lunak disebabkan karena kebutuhan & spesifikasi yang buruk. [Lihat sumber Disini - e-prosiding.poliban.ac.id]

• Menjamin sistem sesuai dengan harapan pengguna dan organisasi, baik dari sisi fungsi maupun kualitas.

• Mengurangi risiko biaya dan waktu: dengan kebutuhan yang jelas, tim pengembang bisa merancang dan implementasi dengan efisien, menghindari revisi besar di tengah jalan.

• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses bisnis, terutama ketika sistem menggantikan proses manual. [Lihat sumber Disini - jurnal.machung.ac.id]

• Menjadi dasar dokumentasi formal yang penting untuk pemeliharaan, pengembangan lanjutan, dan audit sistem.

Kesimpulan

Analisis kebutuhan sistem adalah fondasi krusial dalam setiap proyek pengembangan sistem informasi atau perangkat lunak. Dengan melakukan analisis kebutuhan secara komprehensif, melalui identifikasi masalah, pengumpulan data dengan berbagai teknik (wawancara, observasi, kuesioner, studi dokumen), klasifikasi kebutuhan (fungsional & non-fungsional), dokumentasi spesifikasi, verifikasi dan validasi, tim pengembang dapat merancang sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dan organisasi.

Dokumentasi kebutuhan sistem yang baik tidak hanya mendukung fase desain dan implementasi, tetapi juga berperan penting dalam pemeliharaan, pengembangan lanjutan, dan evaluasi sistem. Contoh-contoh dalam literatur menunjukkan bagaimana analisis kebutuhan berhasil membantu membangun sistem yang efektif, efisien, dan sesuai tujuan bisnis.

Dengan demikian, setiap pengembangan sistem sebaiknya diawali dengan analisis kebutuhan yang matang, agar hasil akhir benar-benar bermanfaat dan dapat dipertanggungjawabkan.