Studi Dokumentasi: Pengertian dan Contohnya

Pendahuluan

Dokumentasi merupakan aspek yang kerap dianggap sepele dalam banyak kegiatan, padahal sejatinya memiliki ruang lingkup yang luas dan berpengaruh terhadap efektivitas pelaksanaan aktivitas di berbagai bidang: mulai dari penelitian, pendidikan, organisasi, arsip, hingga sektor bisnis. Dengan dokumentasi yang baik, suatu proses dapat direkam secara sistematis, bukti-kegiatan dapat dilacak, dan pengetahuan dapat diwariskan kepada pihak-lain dengan lebih terstruktur. Artikel ini bertujuan untuk mengulas secara mendalam pengertian dokumentasi, secara umum, dalam kamus resmi Indonesia, dan menurut para ahli, serta memberikan contoh-nyata dan implikasi dalam praktik. Dengan begitu, pembaca memperoleh pemahaman yang komprehensif tentang apa itu dokumentasi, mengapa penting, dan bagaimana penerapannya dalam konteks nyata.

Definisi Studi Dokumentasi

Definisi Studi Dokumentasi Secara Umum

Secara umum, istilah “dokumentasi” mengacu pada upaya sistematis dalam mengumpulkan, memilih, mengolah, menyimpan, dan menyajikan informasi atau bukti tertulis maupun visual yang terkait dengan suatu proses atau peristiwa. Misalnya, dalam suatu organisasi mahasiswa, kegiatan dokumentasi informasi disimpulkan sebagai kegiatan yang menghasilkan dokumen-penunjang aktivitas organisasi (baik luring maupun daring). [Lihat sumber Disini - journal.uwks.ac.id]
Dalam artikel populer disebutkan bahwa dokumentasi dapat didefinisikan sebagai aktivitas atau proses yang sistematis dalam melakukan pencarian, pemakaian, penyelidikan, penghimpunan, dan penyediaan dokumen dengan tujuan memperoleh keterangan, pengetahuan, serta bukti dan menyebarkannya kepada pihak yang berkepentingan. [Lihat sumber Disini - majoo.id]
Oleh karena itu, “studi dokumentasi” dapat dipahami sebagai penelitian atau kajian yang fokus pada proses dokumentasi: bagaimana dokumen dibuat, diolah, disimpan, diakses, dan digunakan sebagai bukti atau referensi. Dalam konteks ini, studi dokumentasi bukan hanya tentang dokumentasi sebagai produk, tetapi juga sebagai proses dan sistem manajemen informasi.

Definisi Studi Dokumentasi dalam KBBI

Menurut Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa melalui kamus resmi Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kata dokumentasi memiliki dua arti utama:

1. “pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan”
2. “pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain)” [Lihat sumber Disini - kbbi.lektur.id]
   Artinya, definisi resmi bahasa Indonesia menekankan dua aspek: proses (pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan) dan hasil (bukti, keterangan). Maka, ketika disebut “studi dokumentasi”, maka konteks boleh mencakup baik studi tentang proses dokumentasi maupun studi tentang hasil dokumentasi sebagai objek penelitian.

Definisi Studi Dokumentasi Menurut Para Ahli

Beberapa ahli memberikan definisi yang lebih spesifik terkait dokumentasi atau studi dokumentasi. Berikut empat nama ahli dan definisi-mereka:

1. Paul Marie Ghislain Otlet (Belgian)
   Menurut Otlet, dokumentasi adalah “suatu kegiatan berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, dan penyebaran suatu dokumen atau sumber informasi”. [Lihat sumber Disini - majoo.id]
   Dengan kata lain, dokumentasi menurut Otlet tidak hanya mencakup dokumen tertulis saja, tetapi setiap jenis “dokumen” yang dapat dikumpulkan, diolah, ditemukan kembali, dan disebarkan. [Lihat sumber Disini - ejournal.brin.go.id]
2. Sulistyo‑Basuki (Indonesia)
   Sulistyo-Basuki menguraikan bahwa dokumentasi meliputi kegiatan mengenai dokumen (benda materi yang mengandung informasi) dalam ranah perpustakaan/kearsipan serta di luar itu. Definisinya mencakup aktivitas pengadaan, pengolahan, penyusunan, penerbitan, serta penyebaran dokumen. [Lihat sumber Disini - jurnal.ar-raniry.ac.id]
   Dia juga membedakan tiga cabang ilmu dokumentasi: literer (perpustakaan), korporil (museum/benda bukan pustaka), dan privat (kearsipan) yang semuanya termasuk dalam disiplin dokumentasi. [Lihat sumber Disini - academia.edu]
3. Federation Internationale de Documentation (FID)
   Organisasi internasional ini mendefinisikan dokumentasi sebagai “proses pengumpulan dan penyebaran dokumen-dokumen dari semua jenisnya tentang semua lapangan pekerjaan manusia”. [Lihat sumber Disini - majoo.id]
   Definisi ini menekankan cakupan global dan lintas-bidang aktivitas dokumentasi.
4. Sugiyono
   Dalam konteks metode penelitian, Sugiyono menyebutkan bahwa dokumentasi adalah pelengkap dari metode observasi dan wawancara dalam penelitian kualitatif: yaitu metode pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data yang telah tersedia pada objek yang akan diteliti. [Lihat sumber Disini - jbasic.org]
   Dengan demikian, dari perspektif penelitian, studi dokumentasi dapat mencakup teknik pengumpulan data menggunakan dokumen yang telah tersimpan.

Dengan merangkum definisi-definisi di atas, dapat dikatakan bahwa studi dokumentasi adalah kajian yang menelaah proses dan hasil dokumentasi (pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, distribusi dokumen/informasi) serta kegunaannya sebagai bukti/informasi dalam konteks akademik, organisasi, atau praktik profesional.

Contoh dan Aplikasi Studi Dokumentasi

Contoh Praktis dalam Organisasi

Dalam penelitian berjudul Peran Dokumentasi Informasi Terhadap Keberlangsungan Kegiatan Organisasi Mahasiswa yang dilakukan oleh program studi Ilmu Perpustakaan, disebutkan bahwa dokumentasi informasi pada organisasi mahasiswa (baik secara luring maupun daring) menghasilkan dokumen-dokumen yang mendukung keberlangsungan aktivitas organisasi tersebut. [Lihat sumber Disini - journal.uwks.ac.id]
Sebagai contoh konkret: ketika suatu unit organisasi melaksanakan kegiatan Rapat Umum, seluruh proses (undangan, notula, foto kegiatan, rekaman video, laporan keuangan) didokumentasikan secara sistematis. Data tersebut kemudian dapat digunakan untuk evaluasi, pertanggungjawaban, pembelajaran internal, maupun arsip organisasi.

Contoh Praktis dalam Perguruan Tinggi / Sistem Informasi

Dalam jurnal “Pengembangan Sistem Informasi Dokumentasi Terpusat pada STMIK Tidore Mandiri” dijelaskan bahwa dokumentasi diartikan sebagai suatu bentuk kegiatan atau proses dalam menyediakan berbagai dokumen dengan memanfaatkan bukti-yang akurat berdasarkan pencatatan dari berbagai sumber seperti tulisan, foto/gambar, dan video. [Lihat sumber Disini - ejournal.stmik-tm.ac.id]
Dalam kasus ini, studi dokumentasi mencakup pengembangan sistem informasi dokumentasi terpusat, di mana semua hasil dokumentasi (foto, video) disimpan pada wadah penyimpanan terpusat agar dapat diakses oleh berbagai bagian unit kerja ketika dibutuhkan.

Contoh Teknis dalam Penelitian Akademik

Dalam metode penelitian kualitatif, dokumentasi sering disebut sebagai teknik pengumpulan data yang menggunakan dokumen yang sudah tersedia pada objek penelitian. Misalnya, arsip surat, majalah lama, catatan kegiatan. [Lihat sumber Disini - etheses.iainkediri.ac.id]
Dengan demikian, studi dokumentasi dalam penelitian berarti peneliti melakukan kajian terhadap dokumen-yang ada untuk memperoleh data atau fakta, bukan hanya melakukan observasi atau wawancara.

Ringkasan Aplikasi Studi Dokumentasi

• Manajemen organisasi: mendokumentasikan setiap kegiatan untuk keperluan evaluasi & pertanggungjawaban.
• Sistem informasi: membangun penyimpanan terpusat untuk dokumentasi berbentuk gambar, video, dokumen tertulis.
• Penelitian akademik: menggunakan dokumen yang sudah tersedia sebagai sumber data (arsip, laporan, catatan historis).
• Arsip & perpustakaan: mendokumentasikan materi pustaka dan non-pustaka sebagai bagian dari ilmu dokumentasi (literer/korporil/privat), seperti digambarkan oleh Sulistyo-Basuki.

Kesimpulan

Studi dokumentasi adalah suatu kajian yang fokus pada proses dan hasil dari kegiatan dokumentasi: mulai dari pengumpulan, pengolahan, penyimpanan hingga penyebaran dokumen atau informasi sebagai bukti atau referensi. Dari definisi resmi KBBI hingga perspektif para ahli seperti Paul Otlet, Sulistyo-Basuki, dan FID, dokumentasi memiliki dimensi yang lebih luas daripada sekadar “foto kegiatan” atau “arsip laporan”.
Pentingnya melakukan studi dokumentasi terletak pada fakta bahwa dokumentasi yang baik meningkatkan akurasi informasi, mempermudah akses bukti, mendukung pengambilan keputusan, serta melestarikan pengetahuan untuk generasi berikutnya. Sebagai contoh nyata dalam organisasi mahasiswa, perguruan tinggi, atau penelitian, dokumentasi menjadi landasan operasi yang transparan, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Oleh karena itu, siapa pun yang menjalankan aktivitas, baik di dunia akademik, bisnis, atau sosial, sebaiknya memahami konsep studi dokumentasi dan menerapkannya secara konsisten agar prosesnya bukan hanya didokumentasikan, tetapi juga dikaji-dan­dimanfaatkan secara optimal.